Visão geral sobre investigação interna

Este subtópico trata dos principais pontos que devem ser observados na condução de uma investigação interna para apuração de infrações legais e éticas, destacando o atual contexto da investigação interna no cenário brasileiro, a sua importância no programa de compliance, as etapas, o escopo, os limites a que a empresa está sujeita, os principais passos de implementação, a coleta, o armazenamento, a análise e revisão de provas e evidências, a preparação e condução das entrevistas, além de questões trabalhistas decorrentes da investigação.

Notas Práticas

1.O papel da investigação interna

Esta Nota Prática trata do papel da investigação interna em um programa de compliance, abordando as práticas consideradas mais eficientes para apuração de fatos irregulares e com o objetivo de mitigação dos danos pela empresa. A abordagem destaca a diferença entre auditoria interna, auditoria antissuborno e corrupção e investigação interna, ressaltando, ainda, a importância do advogado (interno ou externo) como responsável pela condução da averiguação, o que assegura à empresa relativa segurança jurídica em relação à manutenção da confidencialidade da investigação.

2.Estruturando uma investigação interna

Esta Nota Prática trata do escopo e dos limites da investigação interna, apontando os diferentes tipos de investigação e sua interferência no planejamento e objetivo dos trabalhos, abordando a infração legal a ser averiguada, as condutas de colaboradores e terceiros, a condução interna ou externa da investigação, o plano de trabalho, o orçamento, o prazo para finalização e o endereçamento da investigação em casos de potenciais violações de normas estrangeiras, ressaltando os pontos que precisam ser abordados no plano de trabalho.

3.Questões trabalhistas decorrentes das investigações internas

Esta Nota Prática trata da questão trabalhista decorrente da investigação interna, ressaltando que a investigação é um exercício regular do direito da empresa desde que realizada dentro do limite da razoabilidade, destacando que o empregado tem a presunção de inocência a seu favor, que ele deve ter a oportunidade de apresentar a sua versão dos fatos e não pode ser constrangido. Salienta, ainda, que caso a empresa não respeite esses limites, uma eventual conduta investigatória abusiva poderá ser reconhecida como infração de caráter coletivo ou de interesse homogêneo.

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Checklists

1.Checklist – O que não fazer em uma investigação interna

Trata-se de checklist sobre o que não se deve fazer em investigações internas, tendo em vista que a averiguação deve observar certos limites, e eventual extrapolação desses limites pode acarretar conflitos de ordem trabalhistas e o prejuízo dos trabalhos realizados. Vários exemplos do que se deve evitar são listados, tais como: produção de provas clandestinas, criação de falsos denunciantes, depoimentos forçados, abordagem de temas estritamente particulares; prática de atos privativos de autoridade policial, envolvimento de familiares do investigado em procedimentos da investigação.

Cláusulas

1.Modelo de cláusula de auditoria

Trata-se de modelo de cláusula de auditoria que tem como objetivo garantir a colaboração efetiva de terceiro contratado no âmbito de uma auditoria ou investigação interna realizada pela contratante, mediante direito de acesso a documentos, informações e colaboradores da contratada. Atualmente, muitos contratos de prestação de serviços e de terceirização preveem cláusulas de auditoria, em que as partes alinham previamente obrigações e limites da contratada em situações de apuração de inconformidades pela contratante. A adoção da cláusula é recomendada em contratos com terceiros de forma a garantir eventual direito contratual da contratante a esse respeito.

Modelos

1.Modelo de ata de entrevista

Trata-se de modelo de ata de entrevista em uma investigação interna. É recomendado que as entrevistas realizadas com os investigados ou testemunhas-chave, além das anotações detalhadas, sejam resumidas em forma de ata, que deve conter tudo aquilo que foi perguntado ao entrevistado e o que foi declarado por ele e deve ser lida no final da entrevista e assinada pelo entrevistado e pelos entrevistadores presentes. A ata poderá, eventualmente, ser compartilhada ou apresentada como prova às autoridades, por exemplo, na negociação de acordos de leniência.

2.Modelo de termo de confidencialidade

Trata-se de modelo de termo de confidencialidade necessário em uma investigação interna. Sendo a confidencialidade indispensável no curso do processo investigativo, é essencial que todas as partes envolvidas no assunto, em especial terceiros contratados para trabalhos específicos, celebrem termos de confidencialidade com a empresa e/o escritório de advocacia responsável pela investigação. Esse modelo contém a previsão de que a empresa contratada se obriga a obter de seus representantes a confirmação de aceitação incondicional e por escrito dos termos e condições estabelecidos na carta-contrato com relação ao tratamento confidencial das informações.

3.Modelo de Upjohn Warning

Trata-se de modelo de upjohn warning em uma investigação interna. Esse aviso legal é uma prática internacionalmente adotada, que deve ocorrer antes do início de qualquer entrevista com o colaborador da empresa e tem como objetivo deixar claro que o corpo jurídico responsável pela investigação representa apenas a empresa, de forma que o entrevistado não venha a alegar que foi induzido a acreditar que estava protegido pelo sigilo legal advogado-cliente, especialmente no caso de a empresa divulgar informação que lhe possa ser pessoalmente prejudicial.

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