Estratégias de monitoramento contínuo

Autor: Giovanni Paolo Falcetta, sócio do TozziniFreire Advogados

ATUALIZADO

Nos termos do guia da Controladoria-Geral da União (CGU) intitulado Programa de integridade: diretrizes para empresas privadas, o monitoramento contínuo corresponde a um dos 5 pilares que, juntos, sustentam o programa de integridade.

Após a implementação de um programa de compliance e decorrido certo tempo, os riscos anteriormente detectados podem se alterar; as medidas podem se tornar mais ou menos eficazes; e políticas e procedimentos podem não ser eficientes como esperado, tudo isso colocando em risco a efetividade do programa.

Dessa forma, o monitoramento contínuo deve garantir que o programa seja eficaz ao longo do tempo, devendo a instância responsável pelo programa aplicar as medidas de adequação, sempre que necessárias.

O monitoramento, dessa forma, diz respeito à verificação sobre a efetividade dos controles implementados. É um importante indicador da necessidade de revisão de algumas regras e instrumentos anteriormente estabelecidos. O objetivo, portanto, é garantir a qualidade e a eficiência do programa de compliance ao longo do tempo, possibilitando a identificação de pontos falhos que possam ensejar correções e aprimoramentos.

Veja também a Nota Prática Estruturação das regras e instrumentos.

Mecanismos para o monitoramento

O monitoramento, tal como o programa, deve ser desenvolvido considerando as peculiaridades e as atividades específicas de cada empresa. A fim de fornecer orientações gerais às empresas, o guia da CGU apresenta os seguintes mecanismos para o monitoramento contínuo:

  • relatórios regulares sobre as rotinas do programa ou sobre investigações relacionadas;

  • tendências verificadas nas reclamações dos clientes das empresas;

  • informações obtidas do canal de denúncias; e

  • relatórios de agências governamentais reguladoras ou fiscalizadoras.

Além dos referidos mecanismos sugeridos para análise de informações, sugere-se também a realização de entrevistas com os próprios colaboradores, a fim de avaliar se estão cientes das políticas e valores da empresa, se seguem os procedimentos estipulados, bem como para informar quanto aos resultados práticos dos treinamentos realizados.

A partir da coleta de informações, caso identificados pontos falhos na eficácia do programa ou o não cumprimento de regras, a instância responsável deverá providenciar as correções e medidas de aprimoramento, a fim de evitar a repetição dos mesmos problemas. Além disso, a empresa pode submeter suas políticas e procedimentos de integridade a um processo de auditoria.

Veja também o subtópico Auditoria de cultura de compliance.

O referido guia indica ainda que o processo de monitoramento demanda atenção para questões como:

  • A empresa está monitorando adequadamente a aplicação das políticas relacionadas às suas principais áreas de risco?

  • A instância responsável pelo programa de compliance está conduzindo o processo de monitoramento de forma objetiva, com independência e autonomia em relação às demais áreas monitoradas?

  • O monitoramento contempla todas as áreas da empresa envolvidas na implementação do programa de compliance?

  • Os resultados apontados em processos anteriores de auditoria, monitoramento do programa de compliance e outros mecanismos de revisão foram considerados corrigidos?

  • Como a empresa está respondendo às questões identificadas durante o processo de monitoramento? São desenvolvidos planos de ação para correção das fragilidades encontradas? Existe uma área responsável pelo acompanhamento desse plano de ação?

O monitoramento, portanto, é essencial para a avaliação da efetiva implementação e funcionamento do programa de compliance.

Veja a seguir a Nota Prática Avaliação do compliance frente à Lei da Empresa Limpa.

Este conteúdo é exclusivo para assinantes Lexis 360

Cadastre-se gratuitamente e tenha acesso ao Lexis 360

Campo obrigatório.
Campo obrigatório.
Campo obrigatório.
Campo obrigatório.
Campo obrigatório.
Campo obrigatório.
Campo obrigatório.