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Compliance digital

Autor: Patricia Peck Pinheiro, sócia-fundadora do Patricia Peck Pinheiro Advogados

ATUALIZADO

Em um contexto de Sociedade Digital, surge a necessidade de um capítulo específico nos Códigos de Ética para dar melhor tratamento às questões digitais, ou melhor, a “ciberética”. Quais as condutas esperadas quando as relações ocorrem através das interfaces da internet e demais mídias eletrônicas?

Nesse sentido, muitos dos ciber rights (ou digital rights) estão diretamente relacionados à necessidade de cooperação global na internet, por sua natureza sem fronteiras, internacional, supranacional, multicultural, o que trouxe maior importância de dar o devido enquadramento da questão dos direitos humanos, com um olhar maior para a proteção da privacidade do indivíduo perante as empresas.

Se de um lado a tecnologia possibilita um alcance inimaginável, do outro, a ética limita a ação empresarial para que a digitalização ocorra de forma humanizada. Se por um lado a informação circula livremente, por outro lado há maior necessidade de proteção dos dados pessoais.

Assim, é papel da empresa convencer seus colaboradores a se comportar dentro dos padrões estabelecidos. E isso envolve desde a seleção até o desligamento daqueles que não seguirem a orientação.

Comitê de ética

É fundamental que a empresa crie um comitê de ética para conduzir as questões de ciberética. O comitê deve ter formação multidepartamental, incluindo áreas de negócio, comercial, marketing, financeiro, recursos humanos, tecnologia da informação, jurídico e compliance.

As disposições gerais quanto ao funcionamento desse comitê e do canal de denúncias pode estar discriminado no Código de Ética da empresa, com procedimentos detalhados que abrangem a metodologia geral de produção, as responsabilidades éticas e os limites de conduta dos colaboradores na execução das atividades profissionais, inclusive nos meios digitais, os valores, princípios éticos e morais da organização, as relações com os clientes e os fornecedores, como proceder e a quem reportar em casos de violações ou suspeita de violações.

Veja o Checklist de questionário para coleta de informações para elaboração de Código de Conduta Ética e o Modelo de Código de Conduta Ética.

Regras sobre condutas digitais

Com o uso das novas tecnologias, têm aumentado os problemas envolvendo os limites éticos e legais do uso desses recursos, o que não está limitado apenas ao ambiente da empresa, mas também aos ambientes de interações sociais públicas de seus executivos e colaboradores, quando se manifestam, por exemplo, através de mídias sociais e grupos de WhatsApp.

Vivemos a sociedade da informação e da transparência digital, em que cada vez mais as testemunhas máquinas revelam a conduta das pessoas. E é com esse olhar que devemos desenhar um plano sustentável de governança corporativa, com regras claras sobre a conduta ética esperada, monitoração permanente das atividades, com canais específicos que permitem denúncia, bem como aplicação das medidas administrativas e legais cabíveis se houver um incidente.

É estabelecer as responsabilidades e os limites de atuação dos colaboradores em relação à segurança da informação, reforçando a cultura interna e priorizando as ações necessárias conforme o negócio. Se é ou não permitido o uso de recursos de TIC/dispositivos móveis particulares na execução das atividades profissionais, dos aplicativos de comunicação instantânea, se é feito o monitoramento, auditoria e inspeção dos equipamentos tecnológicos e quais as posturas adequadas nas mídias sociais. Isso tudo informado de maneira clara e precisa para toda a equipe.

Por isso, é recomendada a elaboração de um Manual de Conduta em Redes Sociais, sua publicação e distribuição interna, bem como a realização de cursos (seja palestra, treinamento, workshop ou mesmo EAD) para instrução dos times de colaboradores em geral (inclusive parceiros, terceirizados, fornecedores). A empresa deve se preocupar em ensinar sobre isso top-down, de cima para baixo, pois o exemplo tem de ser dado pelos gestores e um comentário destes profissionais em redes sociais pode gerar efeitos muito maiores do que de outras pessoas. Um líder bem treinado ensina o time e assim pode-se tomar proveito de tudo de bom que a inovação tecnológica está trazendo sem isso gerar riscos jurídicos, financeiros ou reputacionais.

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