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Checklist de questionário para coleta de informações para elaboração de Código de Conduta Ética

Autor: Patricia Peck Pinheiro, sócia-fundadora do Patricia Peck Pinheiro Advogados

ATUALIZADO

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Veja as Notas Práticas Introdução à ética corporativa e Compliance digital.

Questões relacionadas ao perfil da empresa

  1. Quais são os setores do mercado em que a EMPRESA atua?

  2. A EMPRESA possui presença em quais unidades federativas?

  3. A EMPRESA atua no exterior? Em caso afirmativo, informar se está submetida as leis sobre anticorrupção nos países em que atua, por exemplo o FCPA e UK Bribery Act.

  4. Quantos colaboradores a EMPRESA possui?

  5. A EMPRESA participa de licitações?

  6. A EMPRESA já celebrou contratos ou convênios com a Administração Pública?

  7. A EMPRESA efetua ou já efetuou doações para candidatos ou partidos políticos nas últimas eleições?

  8. A EMPRESA utiliza ou utilizou leis de incentivo fiscal para realização de patrocínios esportivos e culturais?

Questões complementares

Comprometimento da alta direção e compromisso com a ética

  1. De que maneira a alta direção pretende demonstrar seu comprometimento com a ética e a integridade (incluindo a prevenção e o combate à corrupção e à fraude em licitações e contratos)?

  2. De que maneira a alta direção pretende supervisionar a implementação e manutenção do programa de integridade ética? Por exemplo: aplicação das normas, realização das atividades de treinamento, comunicação, verificação de terceiros, investigações de denúncias?

  3. Quais medidas são adotadas para garantir que o responsável pela implementação e manutenção do programa de integridade tenha a independência necessária ao exercício de suas atribuições? A quem se reportará?

  4. A EMPRESA participa de ações coletivas voltadas à prevenção e ao combate à corrupção por meio de associações com outras empresas e entidades? Em caso afirmativo, quais?

Políticas ou normas

  1. A empresa possui um documento que estabeleça as diretrizes para seus colaboradores e dirigentes (geralmente conhecido como Código de Ética ou Código de Conduta)?

  2. Este documento também será aplicado para:

    1. Fornecedores;

    2. Prestadores de serviços;

    3. Público Externo.

  3. Qual área é responsável pelo relacionamento com Órgãos Governamentais?

  4. Qual área é responsável pelo relacionamento com a Imprensa?

  5. Qual área é responsável pelo relacionamento com o Sindicato?

  6. Existe alguma vedação para os colaboradores participarem de Associações e Entidades de Classe onde a EMPRESA é filiada?

  7. Existe atualmente alguma regra ou orientações sobre o recebimento de brindes?

  8. O uso dos recursos de tecnologia da informação e comunicação da EMPRESA é monitorado?

  9. É disponibilizado o acesso às mídias sociais na EMPRESA?

  10. Existe alguma regra ou orientações para contratação de parentes de colaboradores?

  11. Existe alguma regra ou orientações para relacionamentos amorosos entre colaboradores?

  12. É disponibilizado estacionamento aos colaboradores?

  13. Na operação da EMPRESA, existe a obrigatoriedade do Uso de Equipamentos de Segurança Individual (EPI)?

  14. Existe alguma regra ou orientações para o uso (“decoração”) das estações de trabalho? Por ex.: Pode ter porta-retratos, bonecos, quadros.

  15. Existe alguma regra ou orientações em relação a Etiqueta Pessoal ou Profissional dos colaboradores?

  16. Sobre a Política Anticorrupção:

    1. Existe alguma regra ou orientações voltadas a questões regulatórias, obtenção de licenças, autorizações ou permissões?

    2. Existe procedimento de realização de reuniões com servidores ou empregados públicos?

    3. Existe alguma formalização sobre a clara proibição dos atos de corrupção?

    4. Existem regras ou orientações sobre qual deve ser a atuação de diretores e colaboradores que tenham parentes agentes públicos com poder decisório no âmbito de negócios da EMPRESA?

    5. Existem regras ou orientações sobre a contratação permanente e para prestação de serviços de atuais e ex-servidores ou empregados públicos?

    6. Existem regras ou orientações sobre o oferecimento de presentes, brindes, refeições, entretenimento, viagem, hospedagem e quaisquer outros benefícios ou vantagens, econômicas ou não, a servidores ou empregados públicos? Existe algum controle dos presentes, brindes e hospitalidade oferecidos?

    7. Existem regras ou orientações voltadas à participação em procedimentos licitatórios e acompanhamento de contratos administrativos? Em caso afirmativo, quais?

Avaliação de terceiros

  1. Existe procedimento para a realização de verificações previas à contratação de fornecedores e prestadores de serviços, objetivando identificar histórico de envolvimento com corrupção ou outros tipos de condutas ilegais ou antiéticas?

  2. Caso exista procedimento, a EMPRESA conhece algum caso de possível fornecedor ou prestador de serviços que não foram contratados ou tiveram o contrato rescindido devido a informações coletadas no procedimento de avaliação de terceiros?

  3. Existe previsão contratual da obrigatoriedade do cumprimento das normas da EMPRESA? Existe a previsão de rescisão contratual no caso do seu descumprimento?

  4. Existe algum procedimento estabelecido para acompanhar, durante a vigência do contrato, o cumprimento das regras estabelecidas?

Controles externos e internos

  1. Existe algum procedimento estabelecido que a EMPRESA utiliza para garantir que seus registros contábeis, relatórios e demonstrações financeiras sejam completos e precisos?

  2. A Área responsável pelo Programa de Ética terá atribuição para identificar e investigar mudanças nos padrões de despesas ou receitas?

  3. A EMPRESA possui Área de Auditoria Interna?

  4. A EMPRESA submete-se a auditoria externa contábil?

Comunicação

  1. Quais tipos de comunicações serão utilizados para divulgação do Código de Ética? Ex.: informativo interno, vídeos, banners, etc.?

  2. Será possível garantir (ter evidência) que todos os colaboradores serão impactados com esta comunicação?

  3. Como será realizada a comunicação para os fornecedores, prestadores de serviço e público externo?

Treinamentos

  1. Qual a Área é responsável pelo planejamento da capacitação sobre temas de ética na EMPRESA?

  2. Existe algum modelo de capacitação previsto? Qual será/é a sua periodicidade?

  3. Existe algum mecanismo previsto para verificar a retenção e compreensão do conteúdo pelos colaboradores?

  4. Existe algum modelo de capacitação para os novos colaboradores?

Canal de denúncia

  1. De que forma a EMPRESA disponibilizará o seu canal de denúncias de irregularidades por parte de colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço e público externo?

  2. Existe alguma previsão de incentivo para realizar a denúncias de irregularidades por parte de seus colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço e público externo?

  3. Como será o procedimento para o recebimento, tratamento e apuração de denúncias?

  4. Qual a Área será responsável por investigar as suspeitas e as denúncias de irregularidades ligadas à ética e à violação do programa de integridade?

  5. Existe a previsão da criação de procedimentos para assegurar a pronta interrupção de irregularidades ou infrações detectadas e a tempestiva remediação da situação?

  6. Quais as medidas disciplinares serão estabelecidas para aqueles que cometerem irregularidades relacionadas à ética? Elas alcançarão a direção?

  7. Qual Área será responsável para aplicar as penalidades?

  8. Como são tratadas as denúncias de irregularidades praticadas por fornecedores e prestadores de serviços?

Monitoramento

  1. Qual Área será responsável por monitorar e aplicar os controles estabelecidos no Código de Conduta Ética?

Transparência

  1. Quais as medidas de transparência são adotadas pela EMPRESA junto ao seu público interno e externo

  2. Quais informações são divulgadas no Portal e nos canais sociais da EMPRESA:

  1. Informação sobre seus proprietários ou principais acionistas?

  2. Indicação e função dos principais executivos e dirigentes?

  3. Demonstrações financeiras?

  4. Contratos firmados com a Administração Pública?

Financiamento político e social

  1. Existem regras ou orientações em relação ao financiamento de partidos políticos ou candidatos em campanhas eleitorais? Ex.: valores máximos para doações.

  2. Se existirem, elas são compartilhadas aos seus fornecedores, prestadores de serviços e parceiros de negócio?

  3. Existem regras ou orientações em relação a doações para ONG? Existe alguma verificação prévia da entidade beneficiária? Existe algum monitoramento para verificar a correta aplicação dos valores doados?

  4. Existem regras ou orientações em relação a patrocínios, principalmente aqueles realizados com base em legislações de incentivo fiscal à cultura ou esporte? Existe alguma verificação prévia da entidade beneficiária? Existe algum monitoramento para verificar a correta aplicação dos valores doados?

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