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Entrevistas em uma investigação interna

Autores: Ricardo Lara Gaillard, sócio, e Luiz Phillip Nagy Guarani Moreira, associado, ambos do Cescon, Barrieu, Flesch & Barreto Advogados

ATUALIZADO

Além da coleta de provas e informações durante o curso das investigações, a condução de entrevistas com as pessoas envolvidas nos fatos é fator indispensável na montagem do quebra-cabeça de uma investigação, seja como forma de averiguação das provas e informações descobertas, no apontamento de novas informações e direção dos trabalhos ou confronto dos entrevistados diante das informações levantadas.

Entrevistas podem ocorrer em qualquer fase da investigação e, não raro, uma mesma pessoa pode ser entrevistada mais de uma vez, conforme forem sendo levantados novos fatos, documentos e informações no curso dos trabalhos.

Apontamos os principais pontos a serem considerados em relação à preparação e condução das entrevistas.

Logística

Toda entrevista realizada em uma investigação deve ser tratada como uma conversa sensível, e sua logística, portanto, deverá levar tal questão em consideração. É essencial que todos os esforços sejam empregados para que tais conversas sejam realizadas sempre de forma presencial. Por sua dinâmica peculiar, contatos telefônicos ou mesmo videoconferências não são substitutos adequados para uma reunião pessoal em uma investigação.

Em relação ao local, costuma-se dar prioridade para a realização das entrevistas na própria empresa, lembrando que toda entrevista deve ocorrer em local apropriado, essencialmente, uma sala de reunião reservada naquela data exclusivamente para tal fim e que garanta a privacidade das conversas. Tal fato deve ser pensado previamente e com cuidado, tendo em vista que muitas empresas atualmente adotam espaços corporativos “open space” e não raro com salas de reunião modulares e/ou com paredes de vidro, e que podem não garantir a privacidade necessária. Caso a empresa não possua um local adequado disponível, podem ser utilizadas alternativas, como reunião no próprio escritório externo responsável pela investigação ou o aluguel de salas de reunião em hotéis, por exemplo.

Quanto à data, geralmente não há impedimentos para a realização de uma entrevista em dia e horário que atenda tanto ao entrevistado quanto ao entrevistador, mas situações excepcionais podem existir e devem ser levadas em consideração.

Participantes

As entrevistas devem ocorrer com uma pessoa por vez. Deve-se evitar o uso de acareações entre os indivíduos envolvidos, pois, além de geralmente desnecessárias, não costumam ajudar no esclarecimento dos fatos e no próprio andamento das conversas.

Pelo lado dos entrevistadores, o cenário ideal é o envolvimento de duas a três pessoas. O investigador mais experiente deve assumir o papel de líder nas conversas, e os demais auxiliando como relatores encarregados das anotações e também intervindo com questionamentos, quando pertinente.

Background check

É essencial que antes da conversa se tenha um entendimento prévio do background do entrevistado, não somente em relação ao seu envolvimento nos fatos apurados, como também de sua relação com a empresa e/ou colaboradores envolvidos, além de outros aspectos que podem ser relevantes para a investigação em curso. De forma geral, devem ser levantadas, no mínimo, as informações disponibilizadas pela própria empresa sobre o colaborador, além daquelas disponíveis em fontes de dados públicas (por exemplo: informações de crédito ou situação judicial) e aquelas encontradas em pesquisas pela internet, ampliando tal escopo, quando necessário – respeitadas as limitações em relação a informações que sejam protegidas por qualquer sigilo legal.

Abaixo um exemplo de checklist básico em qualquer background check:

  • nome completo e dados gerais (RG, CPF, endereço etc.);

  • relacionamentos familiares (cônjuge, pais, filhos e irmãos ao menos, no primeiro momento);

  • situação de crédito (pesquisa SPC/Serasa);

  • participação em pessoas jurídicas, estendendo a pesquisa para PJs encontradas nas quais o pesquisado seja administrador ou tenha participação relevante;

  • informações sobre possíveis processos trabalhistas, administrativos cíveis e/ou criminais (pesquisa on-line nos sites dos tribunais);

  • verificação em listas de Pessoas Politicamente Expostas e listas de sanções; e

  • pesquisa sobre o indivíduo na internet (Google, sites de notícias diversos, comentários em blogs e perfis públicos em redes sociais), com foco no levantamento de questões que podem chamar a atenção no contexto da investigação.

Em relação ao levantamento dessas informações, ferramentas de busca forense e corporate intelligence(exemplo: Lexis Diligence®) são de grande auxílio nas buscas. Por fim, é recomendável que um dossiê condensando tais informações em relação a cada entrevistado seja emitido e analisado pelos entrevistadores antes de cada conversa.

Roteiro

É recomendável que se prepare um roteiro próprio e suficientemente detalhado sobre todos os pontos a serem abordados durante cada entrevista, incluindo todos os documentos, e-mails e fatos a serem esclarecidos durante as conversas. Tal roteiro deve ser estudado em detalhes pelos entrevistadores antes de cada reunião. Contudo, vale ressaltar que o roteiro serve de guia geral da conversa, mas os entrevistadores devem estar preparados para desviar desse roteiro conforme necessário e explorar as respostas e novas informações dadas durante a entrevista.

Aviso legal ao entrevistado (upjohn warning)

Uma prática internacionalmente adotada e que também deve ser considerada no contexto nacional é que, antes do início de qualquer entrevista de algum colaborador da empresa, o advogado responsável pela condução da investigação informe claramente ao colaborador entrevistado (seja uma testemunha ou um investigado) que:

  • o advogado representa a empresa e não o colaborador;

  • a investigação tem como objetivo principal a elucidação de fatos envolvendo a empresa, para que seu corpo diretivo tome uma decisão fundamentada a respeito da questão;

  • que qualquer privilégio ou sigilo entre advogado e cliente pertence apenas ao advogado e à empresa, e não ao colaborador; e

  • que, de forma geral, as informações relacionadas ao caso e/ou divulgadas pelo colaborador serão mantidas em confidencialidade, mas podem vir a ser divulgadas a terceiros ou às autoridades, a exclusivo critério da empresa.

Tal aviso legal, também conhecido como Upjohn Warning, tem como objetivo deixar claro que o corpo jurídico responsável pela investigação representa apenas a empresa, de forma que o entrevistado não venha a alegar que foi induzido a acreditar que estava protegido pelo sigilo legal advogado-cliente, especialmente no caso de a empresa divulgar informação que lhe possa ser pessoalmente prejudicial.

Veja um modelo de aviso legal ao entrevistado a ser lido pelo advogado entrevistador, o qual poderá ser adaptado caso a caso.

Abordagem

Deve-se tomar especial cuidado para que entrevistas em investigações corporativas não sejam encaradas como interrogatórios policiais. Nesse sentido, os entrevistadores jamais devem ameaçar ou agir de forma a constranger ou causar algum tipo de humilhação ao entrevistado – mesmo àquele que seja o investigado –, devendo atuar sempre com cordialidade e profissionalismo. Em essência, deve-se buscar a cooperação de todo entrevistado na elucidação dos fatos.

Em geral, os entrevistados podem ser divididos em dois tipos: aqueles que cooperam de forma efetiva, informando aquilo que sabem, e aqueles que não cooperam, respondendo apenas o mínimo possível, e possivelmente mentindo ou omitindo fatos e informações. Dito isso, os entrevistadores devem estar preparados para questionar e confrontar apropriadamente alguma afirmação dada pelo entrevistado, principalmente se ela for contrária a alguma prova, informação ou depoimento colhido ao longo da investigação.

Para aqueles que irão efetivamente conduzir entrevistas, também vale investir no aprendizado de técnicas especializadas, que, quando bem aplicadas caso a caso, podem produzir bons resultados concretos na obtenção de informações em conversas presenciais (por exemplo: programação neurolinguística, técnicas de análise psicológica aplicada e técnicas de interrogatório).

Testemunha

O modo de condução da entrevista está diretamente relacionado com o indivíduo a ser entrevistado e o objetivo da conversa. No caso das testemunhas são as pessoas que supostamente não praticaram nenhuma conduta ilegal, mas que são úteis de alguma forma à elucidação dos fatos.

No geral, esse tipo de entrevista ocorre de forma mais tranquila e em tom cooperativo entre as partes. Em resumo, quando o objetivo da entrevista for apenas o levantamento ou elucidação de fatos ou o indivíduo for apenas uma testemunha, que não está sendo diretamente investigada pela conduta ilícita, deve-se dar prioridade a questões abertas, e que possam apontar o que o entrevistado conhece sobre os fatos investigados.

De início, deve-se adotar um tom amigável, de forma a criar um rapport entre a testemunha e os entrevistadores, de forma que aquela tome confiança para ficar à vontade e reportar todas as informações de que dispõe. Para isso, é recomendável, no primeiro momento, começar a conversa informando apenas que a empresa está realizando algumas apurações internas, sem fornecer maiores detalhes, e das quais a companhia sabe que não o envolvem diretamente (mesmo que tal cenário possa vir a mudar no futuro), e que apenas gostariam da ajuda do entrevistado na elucidação de determinados fatos e informações. Na sequência, deve-se dar prioridade a perguntas sobre o background do entrevistado, mesmo que tal informação não seja diretamente relevante para a investigação, já que tal abordagem costuma diminuir eventual desconfiança ou ansiedade do entrevistado em relação à conversa.

Em seguida, é recomendável o uso de questões abertas ou não dirigidas e que possam apontar o conhecimento das testemunhas sobre os fatos (por exemplo: O que você sabe sobre os pagamentos realizados pela gerência de obras à empresa y? ou Como você vê a eficiência dos controles internos da empresa em relação ao departamento?).

Conforme a testemunha for reportando aquilo que conhece, documentos e/ou informações relacionados ao questionamento podem ser trazidos à conversa, de forma a explorar todos os pontos a serem abordados com a testemunha. No final, também devem ser exploradas perguntas que possam dar eventual novo direcionamento às apurações (por exemplo: Quem você acredita que possa ter algum conhecimento ou possa estar envolvido com este assunto?; Existe mais alguma informação que você acredite que devemos averiguar? etc.)

Investigado

O modo de condução da entrevista está diretamente relacionado com o indivíduo a ser entrevistado e o objetivo da conversa. No caso dos investigados são as pessoas diretamente ligadas à conduta ilegal investigada e que poderão ser punidas caso consideradas culpadas.

Geralmente são as entrevistas mais tensas, nas quais o entrevistado provavelmente adotará postura de confrontação e/ou negação dos fatos, devendo ser conduzidas com extremo cuidado. Aqui, deve-se ter como foco o esclarecimento da versão do investigado dos fatos e/ou confronto com provas, informações e documentos já obtidos pelos investigadores no curso dos trabalhos. Por isso, recomenda-se que tal entrevista seja sempre deixada para o final dos trabalhos.

Como postura geral, devem-se iniciar as conversas em tom mais formal e direto do que em relação às testemunhas, informando de pronto que a companhia está realizando trabalhos de averiguação de eventuais irregularidades ou inconformidades em relação às suas políticas internas, as quais aparentemente contam com seu envolvimento, e que a companhia dá a oportunidade para que o colaborador esclareça eventuais fatos e/ou informações. Nesse sentido, deve ser dada prioridade a perguntas mais diretas e com escopo delimitado (por exemplo: Você pode esclarecer os pagamentos realizados pelo departamento do qual faz parte, destinados à empresa Alphanas datas x, y e z e que contaramcom a sua autorização?).

Deve-se ter em mente que após a coleta de dados, informações e documentos, além da realização de conversas com testemunhas, os investigadores já podem ter um razoável grau de certeza da culpa do investigado, e nesse sentido, devem estar preparados para eventual confronto de alegações, caso o investigado venha a mentir ou minimizar fatos a ele imputados. Desse modo, uma tática eficiente é primeiro questionar o indivíduo sobre o fato em questão, e caso ele não fale a verdade, mostrar os documentos (por exemplo: uma conversação registrada em e-mail) que demonstram claramente que ele está mentindo, dando a oportunidade de ele se retratar ou apresentar contraprova.

Direito ao silêncio

O chamado princípio da não autoincriminação, ou seja, o direito subjetivo que cada indivíduo tem de não produzir prova contra si mesmo, previsto em nosso ordenamento jurídico nas relações entre Estado-indivíduo, também deve ser observado em uma investigação interna.

Assim, um investigador não pode jamais coagir, constranger ou ameaçar um investigado para que responda alguma pergunta ou divulgue alguma informação que lhe possa ser incriminadora. Mas, sobre esse aspecto, vale ressaltar que programas de compliance eficientes já preveem em suas políticas o dever dos colaboradores em auxiliar a empresa no cumprimento das normas internas e na colaboração em casos de investigações internas.

Portanto, o fato de se recusar a responder ou alegar direito ao silêncio não pode ser encarado como uma admissão de culpa por parte da pessoa que o invoca, mas, caso o funcionário se negue a esclarecer determinados fatos contra si, tais elementos poderão ser utilizados pela empresa ao decidir pela aplicação de sanções, tendo em vista a obrigação de cooperação dos colaboradores costumeiramente prevista na norma interna da empresa.

Gravação em áudio e/ou vídeo

Não há impedimentos legais para que uma entrevista seja gravada em áudio e/ou vídeo, desde que tal fato seja previamente informado e conte com o consentimento expresso do entrevistado a esse respeito.

Contudo, essa prática não costuma ser recomendada, pelos seguintes fatores:

  • entrevistas em investigações, mesmo quando o entrevistado não é o investigado, usualmente são conversas tensas, e o fato de saber que está sendo gravado pode inibir o entrevistado em revelar tudo aquilo que sabe; e

  • diferentemente de uma anotação ou relatório escrito por advogado resumindo a entrevista, uma gravação em áudio ou vídeo pode não ser entendida pelo Poder Judiciário como um documento protegido pelo sigilo advogado-cliente e, portanto, passível de apreensão e uso pelas autoridades no futuro.

Assim, deve-se dar preferência ao uso de anotações escritas e transcrição das declarações em forma de ata.

Conclusão

Após a realização de todos os questionamentos necessários ou entendidos como relevantes na entrevista, os entrevistadores devem finalizar as conversas com as seguintes mensagens gerais:

  • todos os assuntos discutidos na entrevista são totalmente confidenciais e o entrevistado não deverá discuti-los com quaisquer terceiros, colaboradores ou não, reforçando que essa é a política da empresa e seu descumprimento pode ensejar eventual sanção;

  • o entrevistado deve providenciar, no menor tempo possível, documentos e dados dos quais tenha posse e/ou que foram mencionados na entrevista e de que os entrevistadores não tinham conhecimento até o momento; e

  • colocar o contato direto dos entrevistadores (telefone e e-mail) à disposição do entrevistado, caso este queira apresentar novas informações a respeito dos fatos.

Registro

Anotações

Toda entrevista deverá ser registrada por meio de anotações detalhadas, e exatamente por isso recomenda-se que tais conversas sejam conduzidas por duplas ou trios de investigadores (no máximo). O segundo/terceiro entrevistador é o responsável pelo registro de tudo aquilo que foi perguntado e respondido, registrando todos os fatos importantes da conversa e compilando de modo legível a outras pessoas, alheias ao processo. Por ser um documento de uso exclusivo da equipe de investigação, cabe certa dose de subjetividade pessoal do entrevistador em suas anotações, que podem também apontar fatos segundo sua própria percepção (por exemplo: em relação a tal pergunta, o entrevistado desviou do assunto).

Ata da entrevista

Existe também recomendação em relação às chamadas entrevistas sensíveis (como aquelas realizadas com os investigados ou testemunhas-chave do caso). Além das anotações do segundo/terceiro entrevistador, tais entrevistas devem ser sumarizadas em forma de ata ou termo, que pode ser construído de forma similar a um termo de depoimento policial. Tal documento deve conter tudo aquilo que foi perguntado ao entrevistado e o que foi declarado por ele (aqui não cabem anotações subjetivas do entrevistador). Essa ata deve ser lida no final da entrevista e assinada pelo entrevistado e pelos entrevistadores presentes. Será essa a ata que eventualmente poderá ser compartilhada ou apresentada como prova às autoridades na negociação de acordos de leniência, por exemplo.

Veja um modelo de ata de entrevista que pode ser adotado e adaptado caso a caso.

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