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Conduzindo uma investigação interna

Autores: Ricardo Lara Gaillard, sócio, e Luiz Phillip Nagy Guarani Moreira, associado, ambos do Cescon, Barrieu, Flesch & Barreto Advogados

ATUALIZADO

Toda investigação tem como objetivo final elucidar os fatos ocorridos, ou os 5 Ws – who, what, where, when and why (quem, fez o que, onde, quando e por quê). O sucesso ou fracasso de uma investigação interna está diretamente relacionado à resposta eficiente de tais perguntas, de forma que a direção da empresa possa tomar decisões fundamentadas a respeito do que foi encontrado.

Apontamos os principais pontos a que as empresas devem se ater quando iniciarem uma investigação interna.

Apuração da denúncia

A necessidade de abertura de uma investigação interna pode surgir por meio de informações advindas das mais diversas fontes, como a análise dos controles e/ou processos de detecção do Departamento de Compliance, apontamentos em auditorias periódicas, entre outras. Contudo, na maioria dos casos, as investigações internas serão decorrentes de denúncias ou alegações realizadas pelos mecanismos de comunicação disponibilizados pela organização.

Existem diversos canais de que uma empresa pode se utilizar para receber denúncias. Os mais comuns são a criação de um endereço eletrônico exclusivo para tanto, a implantação de um canal telefônico para denúncias e dúvidas (0800), além do recebimento de correspondências ou mesmo reclamações pessoais, entre outras formas.

Independentemente de como a empresa for comunicada a respeito do fato, seja de forma anônima ou às claras, o compliance deverá receber a denúncia com atenção, buscando identificar no curso do recebimento da denúncia as seguintes informações:

  • Como o denunciante tomou conhecimento do caso? (Viu pessoalmente? Alguém lhe falou? Estava ou foi envolvido? etc.);

  • Onde ocorreu?

  • Quando ocorreu?

  • Continua ocorrendo?

  • Quem são os envolvidos?

  • Existem outras empresas e/ou terceiros envolvidos?

  • Quais são as potenciais testemunhas, que podem ajudar com mais informações?

  • Que tipo de prova ou evidência existe ou pode existir?

  • O denunciante estaria disposto a conversar com os investigadores, no intuito de esclarecer dúvidas e contribuir nas investigações?

Todas essas informações deverão ser esgotadas o tanto quanto possível, e a partir daí a denúncia deverá ser registrada por escrito em forma de relatório da denúncia, sobre o qual deverá ser mantida a mais absoluta confidencialidade.

Feito isso, o relatório deverá ser analisado pelo departamento responsável, que classificará a denúncia conforme seu tipo, complexidade, assunto envolvido, área da empresa potencialmente envolvida etc. Caso se entenda pela análise do relatório que a denúncia é minimamente verossímil e tenha elementos para dar início a uma averiguação, a empresa deverá de imediato mobilizar uma equipe responsável pela investigação interna.

Equipe responsável

Uma vez tomada a decisão em relação ao início de uma investigação interna, deve-se estabelecer claramente quem serão os responsáveis pela execução da investigação e qual será a linha de reporte em relação ao andamento dos trabalhos.

Responsáveis pela investigação

Quando a denúncia envolve eventual desvio ou infração cometida por funcionários de baixa ou média hierarquia na corporação (fora da administração estatutária), é comum que as investigações sejam conduzidas/supervisionadas pela própria administração (departamento jurídico e/ou de compliance, por exemplo), contando com o auxílio de consultores ou escritórios externos, quando necessário.

Porém, em casos de denúncias graves e que possam envolver membros da diretoria estatutária e/ou do conselho de administração, recomenda-se que as investigações sejam conduzidas fora da hierarquia habitual, e com a necessária confidencialidade de informações (chinese wall). Nesses casos, é recomendado o envolvimento de escritórios externos, tendo em vista que um integrante do corpo interno da empresa pode não ter a independência ou mesmo os recursos e autorizações necessárias para a realização do trabalho.

Linha de reporte

É o cliente final da investigação. Em geral será o Comitê de Investigação, formado por membros da diretoria da empresa. Contudo, devem-se considerar as situações em que membros da própria administração podem estar envolvidos nas irregularidades. Nesses casos, não é viável que o time responsável pela investigação se reporte à linha hierárquica habitual (por exemplo: ao CEO ou ao Diretor Jurídico), sendo recomendado o estabelecimento de um comitê de investigação independente.

Por fim, o U.S. Department of Justice – Criminal Division – Fraud Section possui um documento sobre a Avaliação de Programas Corporativos de Compliance (Evaluation of Corporate Compliance Programs), com tópicos importantes no contexto de uma investigação interna, incluindo a equipe a ser envolvida e medidas a serem adotadas. Importante ressaltar que a avaliação destas autoridades em relação à eficácia das medidas tomadas pela empresa no contexto de uma possível quebra de integridade levará em conta a adoção das recomendações constantes em tal documento.

Participantes

De início, cabe ressaltar que toda investigação interna, independentemente de seu escopo, deve ser tratada como assunto extremamente sensível, e que, portanto, deve ter o menor número possível de pessoas envolvidas, especialmente em relação ao ambiente interno da empresa.

Políticas robustas de compliance costumam endereçar os papéis das áreas envolvidas e de seus gestores. Geralmente, no contexto interno da empresa, os trabalhos costumam ser coordenados, por exemplo, pelo head da Área Jurídica e/ou do Compliance. Também é praxe a condução da investigação por um escritório externo com o auxílio do Jurídico/Compliance interno, com reportes periódicos do progresso das investigações ao cliente final.

Outras áreas da empresa podem vir a auxiliar o andamento dos trabalhos e o levantamento de dados e informações, como recursos humanos, TI, auditoria e controladoria etc. Contudo, não se pode esquecer o risco de vazamento de informações e/ou até mesmo de conivência ou envolvimento de indivíduos dessas áreas nas potenciais irregularidades investigadas. Portanto, a esses grupos deve ser informado apenas o estritamente necessário para a condução da investigação e/ou obtenção de provas.

Comunicações escritas sobre o curso das investigações devem se ater ao estritamente necessário e sempre contar com o envolvimento e cópia aos advogados responsáveis (especialmente aquelas por e-mails).

Comitê de investigação

A prática usual costuma apontar para a criação de um comitê de investigação formado por um número reduzido de membros (de três a cinco pessoas) que, observadas as questões de responsabilidade da investigação, linha de reporte e participação no processo, será responsável pela supervisão dos trabalhos.

As políticas de compliance da empresa podem prever ou não a formação fixa ou variável de um comitê encarregado de investigações internas, ou a ser formado conforme assuntos envolvidos e o nível hierárquico dos investigados. Em qualquer cenário, o ideal é que toda possibilidade de conflito de interesses seja ponderada, evitando a indicação de pessoas de um mesmo departamento, ou que sejam da mesma área do investigado, ainda que hierarquicamente superiores. Ainda, toda investigação deve contar com o chamado “ceticismo investigativo”, ou seja, se há suspeita de irregularidade cometida por um funcionário, deve-se cogitar a hipótese de seu superior ter aprovado ou participado da conduta.

Quando a investigação diz respeito a conduta inserida na administração (por exemplo: toda a Diretoria envolvida em práticas ilegais), o comitê deve ser formado por membros independentes indicados diretamente pelo órgão hierárquico superior, como o Conselho de Administração.

Por fim, vale ressaltar que em estruturas corporativas tradicionais a investigação interna costuma ser uma atribuição do Jurídico/Compliance; logo, a participação de uma pessoa da área no comitê é indispensável. Demais áreas costumam ser incluídas conforme o objeto da denúncia.

Especialistas e consultores externos

O uso de especialistas e consultores deve ser considerado conforme o tamanho e escopo da investigação, os assuntos envolvidos e a necessidade de apoio externo para o andamento dos trabalhos.

Assim, a empresa deverá estar preparada para envolver outros tipos de especialistas no time de investigação conforme a necessidade, por exemplo:

  • Técnicos de informática (recovery services) – necessários na recuperação de arquivos digitais mediante uso de softwares especializados.

  • Tradutores e intérpretes – podem ser eventualmente necessários na tradução de documentos e/ou tradução simultânea em entrevistas com estrangeiros.

  • Peritos contábeis (forensic accountants) – essenciais na análise e identificação de eventuais inconformidades, desvios ou fraudes contábeis/financeiras e na identificação de arranjos de pagamentos suspeitos.

  • Empresas de auditoria (especialmente as áreas de forensics) – quando o volume de dados e informações a serem levantadas é muito grande, por exemplo, no caso do backup de computadores, laptops, celulares, tablets e outros instrumentos eletrônicos dos colaboradores. Não raro, tais informações somam inúmeros terabytes de informação, que podem até ter sido apagadas, havendo necessidade de restauração ou análise do conteúdo por meio de software próprio, além de demandarem um time especializado e dedicado exclusivamente na “mineração” de informações relevantes à investigação.

  • Empresas de investigação particular – úteis no processo de entrevistas com testemunhas e/ou investigados e também no levantamento de informações que fogem do controle da empresa ou não estão no alcance dos advogados responsáveis, mas que podem ser relevantes no curso da apuração. Consultorias de investigação não podem colher informações que estejam protegidas por algum tipo de confidencialidade legal, mas costumam ter uma margem de atuação maior do que os advogados, como em eventual contato com terceiros que possam ter relação com o investigado, por exemplo.

Em relação à contratação de tais serviços, como forma de garantir o sigilo de todo trabalho ou documentação produzida por consultor externo, recomenda-se que essa contratação seja realizada diretamente pelo escritório de advocacia (ou Departamento Jurídico/Compliance da empresa, conforme o caso), com a finalidade exclusiva de assessoramento aos trabalhos da investigação interna conduzida pelo escritório de advocacia/departamento jurídico. E devem ser adotadas cláusulas de confidencialidade em relação aos assuntos envolvidos e/ou quaisquer documentos e informações relatadas ou produzidas ao longo dos trabalhos.

Veja também os itens Fluxo de informações e Tratamento de confidencialidade.

Provas e evidências

O fato a ser investigado e o escopo da investigação influirão diretamente no tipo de abordagem a ser adotada pela empresa em relação à coleta de provas e evidências no curso da averiguação. Importante nessa fase dar atenção à coleta de documentos, a recuperação de arquivos digitais, o fluxo de informações, o tratamento da confidencialidade, o armazenamento de documentos, a análise e revisão de documentos, e-mails e arquivos digitais.

Veja os detalhes dessas etapas e procedimentos na Nota Prática Provas e evidências em uma investigação interna.

Entrevistas

A condução e o preparo das entrevistas com as pessoas envolvidas nos fatos é fator indispensável para a montagem da investigação. E certos aspectos importantes devem ser considerados na elaboração da entrevista, tais como: o local, os participantes, o background check do entrevistado, o roteiro, o aviso legal ao entrevistado, a abordagem, a condução, a gravação em áudio e/ou vídeo, a conclusão, e as anotações e ata.

Veja todos esses aspectos na Nota Prática Entrevistas em uma investigação interna.

Relatório

No término de uma investigação interna é importante que se prepare um relatório registrando as informações substanciais dos trabalhos, como: resumo das alegações da denúncia, providências iniciais adotadas pela empresa, metodologia e recursos empregados na investigação, as atividades realizadas, as pessoas entrevistadas e os fatos e evidências levantados.

Já em relação às conclusões do relatório, existem duas abordagens que podem ser adotadas:

  • a elaboração de uma conclusão meramente descritiva, em que os investigadores apenas relatam aquilo que foi encontrado no curso dos trabalhos; ou

  • a elaboração de uma conclusão opinativa, em que a equipe de investigação apontará suas impressões do caso, além de recomendações de solução dos problemas encontrados (por exemplo.: demissão do funcionário infrator por justa causa, recomendações de melhorias nos controles internos da empresa com vistas à prevenção de outras irregularidades, eventual celebração de acordo de leniência com as autoridades etc.).

Caso a empresa adote um relatório opinativo, tal parecer deverá demonstrar claramente os fundamentos factuais e legais das suas conclusões, atestando com total isenção e objetividade no sentido de a averiguação comprovar as suspeitas (ou dar indícios fortes o bastante para a tomada da decisão recomendada) ou, em sentido contrário, assegurando que não foram encontradas evidências suficientes para a aplicação de uma sanção ou medida corretiva.

Considerando um cenário ideal, a opção pelo relatório opinativo poderia ser encarada como a acertada, pois, em tal alternativa, o cliente final da investigação teria subsídios mais robustos para tomar uma decisão apropriada e adotar as medidas disciplinares e corretivas adequadas, quando for o caso.

Porém, esta também é uma escolha complexa e cabe, em última instância, à própria empresa definir em suas políticas internas qual é a mais conveniente. Pois, caso venha a ser adotado um relatório de investigação opinativo, a decisão sobre o desdobramento do caso está em certa medida vinculado às recomendações apontadas pelo relatório, o que pode representar eventualmente prejuízo à empresa, principalmente no caso de essas recomendações não serem acatadas por decisão da administração.

Não menos importante, vale ressaltar que, independentemente de o relatório adotar tom apenas descritivo ou opinativo, deve ser um documento elaborado pelos advogados responsáveis pela investigação e devidamente classificado como confidencial e protegido pelo sigilo legal.

Em acompanhamento ao relatório, devem ser incluídas como anexos as principais provas e evidências encontradas no curso das investigações, em especial aquelas que dão subsídio às conclusões apontadas e eventual recomendação de medida disciplinar e/ou corretiva.

Por fim, destacamos que o relatório de uma investigação interna, tal qual outro material produzido por advogados (por exemplo: uma peça processual ou um parecer) deve ser tecnicamente preciso. E principalmente, caso o seu conteúdo contenha evidentes inverdades em relação às provas levantadas no curso das investigações, os responsáveis por sua elaboração podem sujeitar-se às penalidades previstas no Estatuto da Advocacia e/ou no Código de Ética da Ordem dos Advogados do Brasil.

Conclusão da investigação

Caso a investigação aponte indícios concretos de materialidade em relação aos fatos apurados, a empresa deverá tomar diferentes providências, de âmbito interno e externo, tais como:

  • Medidas disciplinares aos infratores – em âmbito interno, a empresa pode ser obrigada a tomar medidas disciplinares contra os infratores, desde uma simples advertência informal (em casos leves) até uma demissão por justa causa e proposição de um processo judicial pelos danos causados (em casos graves);

  • Recomendação de adoção de novos procedimentos e melhoria do programa de compliance – caso tenha sido detectada fragilidade em um processo interno da empresa que possibilitou a irregularidade;

  • Recomendação de celebração de acordo com as autoridades – caso tenha sido detectada grave violação legal (por exemplo: caso de violação da Lei Anticorrupção ou da Lei de Defesa da Concorrência), a negociação de um acordo de leniência passa a ser a opção mais vantajosa para a empresa.

Fluxograma

Resumo do fluxo de uma investigação interna:

1. Recebimento da informação/denúncia: a empresa recebe e cadastra a denúncia ou outro tipo de informação que possa dar início a uma providência investigativa, e na sequência repassa a informação ao departamento responsável, conforme a alçada do tema.

2. Providências do departamento responsável: o departamento responsável (geralmente a área jurídica e/ou de compliance) inicia as providências necessárias para a averiguação do fato. Caso necessário, dá-se início à contratação de escritório de advocacia externo para a condução ou assessoramento nos trabalhos.

3. Averiguação: o responsável pela investigação faz uma pré-avaliação das alegações da denúncia e colhe documentos e informações preliminares, buscando verificar se a denúncia/informação recebida é plausível ou não. Caso a denúncia seja viável, dá-se início aos demais procedimentos investigativos.

Obs.: caso a própria denúncia/informação traga esses indícios (exs.: e-mails, planilhas com pagamentos realizados, NF sem comprovação de prestação efetiva do serviço etc.), essa etapa é eliminada.

4. Primeira etapa investigativa: nessa fase costumam ocorrer:

4.1. coleta e análise de documentos e provas, tais como HDs, caixas de e-mails potencialmente pertinentes à denúncia etc.;

4.2. levantamento de background checks dos envolvidos, sejam investigados ou não; e

4.3. entrevistas preliminares com testemunhas e pessoas que possam indicar informações sobre os fatos apurados.

5. Segunda etapa investigativa: nessa fase ocorre:

5.1. cruzamento dos dados colhidos ao longo dos trabalhos;

5.2. coleta de novas provas, caso necessárias; e

5.3. realização das entrevistas principais com os investigados.

6. Relatório da investigação: final da investigação com a elaboração e apresentação do relatório.

7. Encerramento do caso: após a análise do relatório pela instância responsável pela tomada de decisão, o caso é endereçado conforme a necessidade, incluindo a tomada das medidas disciplinares e/ou corretivas recomendadas e/ou aprofundamento dos trabalhos, quando necessário.

Faça aqui o download do Fluxograma em PDF.

Veja a seguir a Nota Prática Provas e evidências em uma investigação interna.

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