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Mecanismos de incentivo às denúncias

Autores: Marcelo Forma e Cassiano Ricardo Marques Machado, sócios-diretores da ICTS Protiviti

ATUALIZADO

O adequado enfoque, estruturação e implementação do canal de denúncias, reforçará, junto a diferentes públicos, a confiabilidade nesse instrumento e nos resultados que produz, promovendo a motivação necessária para seu uso apropriado e sempre que oportuno.

Não obstante, o estímulo à manifestação de denúncias pode ser reforçado por iniciativas e práticas que insiram o canal de denúncias na rotina e, consequentemente, na cultura organizacional, tais como:

  • formalização da existência do canal;

  • comunicação e envolvimento;

  • atuação sobre as denúncias;

  • tratamento dos denunciantes; e

  • sistemas de recompensa.

Formalização da existência do canal

A formalização da existência do canal, com o objetivo de fortalecer a percepção de que o instrumento é permanente, pode ser realizada através das seguintes iniciativas:

  • inserção de informações sobre o propósito e formas de registro de denúncias como um tópico específico do Código de Conduta Ética da empresa e outras políticas relacionadas;

  • inserção do tema “Ética corporativa” no processo de integração de novos colaboradores e terceiros, abordando a existência do canal de denúncias de forma objetiva e transparente, com exemplos de possíveis situações irregulares que devem ser informadas ao canal (esses exemplos podem ser periodicamente atualizados para que reflitam áreas de interesse e/ou pontos de dúvida identificados ao longo da operação do canal); e

  • inserção de cláusula específica nos contratos-padrão da empresa, promovendo de maneira explícita e formal a ciência de todos os stakeholders da organização sobre esse instrumento. Veja um modelo de cláusula do canal denúncia em contratos com fornecedores/terceiros.

Comunicação e envolvimento

A comunicação e envolvimento, com o objetivo de fortalecer a percepção da importância do canal para a organização, pode ser realizada através das seguintes iniciativas:

  • emprego de comunicação visual permanente por meio de cartazes em locais de grande circulação de pessoas, no rodapé/comunicados dos holerites, em crachás ou cartões de visita e também de forma digital, no website corporativo (junto ao contexto institucional, sobre governança/ética/compliance), na página principal da intranet e/ou como parte do padrão de assinatura de e-mails (divulgação do telefone, site e disponibilidade);

  • condução de ações frequentes de comunicação sobre o canal, utilizando-se de todos os meios de divulgação existentes na organização;

  • aplicação de ações de comunicação direcionadas, com adaptação da abordagem e linguagem para públicos específicos (por exemplo: menor nível de instrução, fornecedores, departamentos de compras/suprimentos), e/ou com focos específicos em situações irregulares que a empresa deseja destacar, seja para esclarecimento de conceitos, ampliação da capacidade de discernimento e identificação, ou para promover seu reporte no canal; e

  • instituição de uma “semana da Ética” na empresa, na qual são reforçadas as comunicações sobre o Código de Conduta Ética e outras políticas relacionadas, e sobre o uso do canal de denúncias, por meio de ações de conscientização e mobilização de colaboradores e demais públicos sobre o tema (por exemplo: palestras, treinamentos, concursos).

Atuação sobre as denúncias

A atuação sobre as denúncias, com o objetivo de fortalecer a percepção do retorno efetivo do canal, pode ser realizada através das seguintes iniciativas:

  • manutenção do contato com o denunciante durante o processo de apuração, inclusive em contexto de anonimato, assegurando seu engajamento ao longo dessa etapa;

  • acompanhamento do tempo de resposta sobre as denúncias registradas no canal, estabelecendo targets para resolução dos casos que permitam uma verificação quantitativa da celeridade da organização;

  • estabelecimento e divulgação de política de consequências, com critérios objetivos para direcionamento da avaliação do impacto e gravidade das situações denunciadas e constatadas e aplicação de penalidades; e

  • avaliação periódica da consistência do tratamento dispensado sobre relatos similares (ex.: sobre um mesmo tipo de irregularidade ou desvio ético), assegurando a isonomia e atuação técnica da organização, inclusive na aplicação de penalidades.

Tratamento dos denunciantes

O tratamento dos denunciantes, com o objetivo de fortalecer a percepção de segurança para denunciar, pode ser realizado através das seguintes iniciativas:

  • estabelecimento e divulgação de políticas de proteção e não retaliação ao denunciante, e, quando for pertinente, reforçando a legislação e/ou regulamentação existente na geografia abrangida;

  • reforço sobre a possibilidade de anonimato; e

  • reforço sobre os aspectos técnicos da estrutura do canal que fortalecem o sigilo da operação e confidencialidade das informações trabalhadas.

Sistemas de recompensa

Adicionalmente, na esteira da legislação americana representada pelo Dodd Frank Act (2010), Seção 922, uma alternativa de estímulo à denúncia a ser considerada pelas organizações é a utilização de sistemas de recompensa monetária sobre os valores efetivamente recuperados a partir de denúncias feitas ao canal e comprovadas.

O uso dessa sistemática é mais comum em canais de denúncia de segmentos públicos. No Brasil temos os exemplos do Disque-Denúncia das Polícias Militar e Civil em diversos Estados, que oferecem recompensas sobre a manifestação de informações específicas, e de entidades regulatórias ao redor do mundo, especialmente no âmbito de controle sobre serviços e empresas públicas e de empresas de capital aberto. Apesar de começar-se a ventilar a normatização desse tipo de recompensa, verifica-se que a ação ainda requer reflexão e amadurecimento para utilização no ambiente corporativo.

No Brasil, seja por aspectos culturais, seja pela ausência de legislação específica direcionada ao setor privado, e/ou pela dificuldade de operacionalização, o uso de sistemas de recompensa monetária não é prática comum, tendo sido preterido nas organizações pela ênfase nos benefícios qualitativos da denúncia, individuais e/ou coletivos, que remetem à preservação do ótimo ambiente de trabalho/convivência e preservação dos valores organizacionais que permeiam a sustentabilidade das empresas.

Veja a seguir a Nota Prática Avaliação da efetividade do canal de denúncias.

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