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Coleta de dados na auditoria de cultura de compliance

Autores: Renato Brito Anaia, diretor da área de Forensic, e Antonio Carlos Hencsey, gerente de Compliance e Inteligência Empresarial, ambos da ICTS Protiviti

ATUALIZADO

Os dados para entendimento da cultura implantada não estão presentes em documentos físicos, eletrônicos ou de qualquer outra natureza. Serão encontrados na percepção e ação dos indivíduos que formam a organização e devem ser coletados em forma de questões para uma análise e interpretação posteriores. A exposição de dúvidas de posicionamento ético, descontentamentos ou desconhecimento não são elementos de fácil obtenção.

Obrigatoriamente, para que se tenha sucesso nesse processo, o canal de comunicação deve atingir o maior número de pessoas e permitir o fornecimento colaborativo e não influenciado dos dados desejados. O anonimato, nesse caso, é fator fundamental para o sucesso do programa.

O ambiente virtual, que possa ser acessado a qualquer momento e de qualquer localidade, permite que o colaborador esteja mais à vontade para participar de maneira sincera e transparente, e a utilização de um parceiro externo para a análise dos dados muitas vezes diminui o receio de mau uso das informações brutas.

O canal utilizado deverá possibilitar a coleta dos dados de maneira estruturada, devendo direcionar perguntas claras e objetivas aos participantes, alinhadas com o público atingido. Deve-se também permitir que todas as possibilidades de resposta e níveis de aderência tenham a mesma probabilidade de escolha por parte do respondente, apresentadas de forma randômica a fim de não deixar claros os perfis de aderência apresentados.

Elaboração e divisão de questionários

Tendo em vista a abrangência corporativa que o programa pode atingir e visando estratificar, por nível hierárquico, os principais pontos e metodologias que devem ser trabalhados, recomenda-se a elaboração e divisão de questionários com foco nos seguintes públicos:

  • executivos e direção;

  • gerência;

  • especialista/técnicos; e

  • operacional.

Outro ponto fundamental é a escolha dos fatores que deverão compor os questionários. De forma geral, os principais temas que compõem comportamentos não éticos corporativos são:

  • Conivência: analisar como os colaboradores compreendem as diretrizes da empresa sobre o grau de permissividade e tolerância a atos antiéticos em terceiros, como superiores, pares, subordinados, terceiros, entre outros. Deve ser avaliado também o potencial em denunciar atos irregulares quando identificados, e o quanto colaboradores conhecem e confiam nos canais de reporte da empresa.

  • Atitude diante de erros: diversas empresas possuem políticas de disclosure em caso de erros estratégicos ou operacionais. O objetivo é identificar o comprometimento dos profissionais com essas políticas e, na ausência destas, como percebem a necessidade de reportar ações que possam ser danosas à corporação.

  • Tratamento de informações confidenciais: conhecimento, crenças e comportamentos diante das políticas e normas de confidencialidade das atividades empresariais.

  • Apropriação indébita: conhecimento, crenças e comportamentos diante da utilização ou apropriação indevida de ativos da empresa.

  • Não conformidade com procedimentos: mapear como os colaboradores agem quando possuem dúvidas ou são levados a agir de forma contrária aos procedimentos e códigos estabelecidos pela empresa.

  • Pagamento ou recebimento ilícitos: verificar fragilidades e identificar como temas que permeiam a esfera da propina e corrupção são trabalhados na companhia.

  • Gratificações indevidas: verificar fragilidades e identificar como o aceite ou oferta de brindes e presentes são trabalhados no ambiente corporativo.

Esses temas devem avaliar a colaboração, crença, comportamentos, conhecimento, pressões laborais e cultura, através de questões que permitam análises desses fatores. Assim será possível identificar os elos frágeis em cada uma das estratificações realizadas, possibilitando a proposta de ações diretas e eficazes no enfrentamento das vulnerabilidades encontradas, tais como: reforço na conscientização por meio de treinamentos específicos e direcionados a um público desejado, revisão de metas corporativas e/ou eliminação de pressões laborais, redefinições de regras ou elaboração de regras até então ausentes, entre outras ações possíveis.

Veja um modelo de Questionário de auditoria de cultura de compliance.

Veja a seguir a Nota Prática Análise de dados na auditoria de cultura de compliance.

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