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Papel de cada área na contratação de terceiros

Autor: Claudio Peixoto da Silva, sócio-diretor da KPMG Brasil

ATUALIZADO

A avaliação do risco de terceiros envolve diversas áreas dentro de uma empresa, tais como: cadastro, suprimentos, contas a pagar, controladoria e compliance. Dessa forma, faz-se necessário definir o papel de cada uma na gestão do risco de terceiros.

É comum o envolvimento de terceiros em esquemas de fraude e/ou corrupção. Portanto, a atividade de contratação de terceiros (fornecedores ou prestadores de serviços) representa um grande risco para a empresa e deve ser implementada uma adequada segregação de funções e políticas específicas para evitar possíveis conflitos de interesses.

Segregação de funções

Cadastro x contas a pagar

O responsável pela atividade de cadastro não deve ter acesso ou exercer a função de contas a pagar, pois do contrário o indivíduo poderia alterar a conta-corrente de determinado terceiro, realizar pagamento complementar de pequeno valor em nome desse terceiro e voltar com a informação original da conta-corrente do terceiro. Ninguém perceberia, uma vez que normalmente a área de orçamento controla os grandes valores.

Cadastro ou suprimentos x compliance

O responsável pela atividade de cadastro não deve poder aprovar contratos com terceiros de alto risco, visto que o objetivo primário das áreas de cadastro ou suprimentos é concluir o processo de cadastro. Sendo assim, terceiros que podem trazer riscos para a empresa podem ter seu processo de cadastro flexibilizado, ou determinados riscos podem não ser identificados.

Contas a pagar x controladoria

O responsável pelo pagamento não deve ser encarregado da verificação da adequação desse pagamento. A ausência dessa segregação pode dificultar a identificação de fraudes.

Suprimentos x gestor do contrato

O responsável pela negociação ou contratação não pode se encarregar da medição ou comprovação do produto recebido ou serviço prestado, pois se corre o risco da realização de contratos fraudulentos (sem a entrega do produto/serviço).

A seguir, sugestões de papel/responsabilidade por área na gestão de riscos de terceiros:

ÁreaResponsabilidade
Cadastro (*)
  • obter a documentação necessária (contrato social, certidões etc.)

  • aplicar questionários de avaliação da maturidade do programa de integridade do terceiro

  • inclusão do terceiro no cadastro de terceiros

  • realizar as análises definidas por compliance (questionários para avaliação preliminar do risco dos terceiros)

Suprimentos (*)
  • realizar o contato com terceiros para obter propostas e/ou formalizar os contratos

Gestor do contrato
  • acompanhar o cumprimento dos contratos

  • aprovar o recebimento do produto e/ou serviço

  • aceitação de terceiros de baixo e médio risco

Contas a pagar
  • realizar os pagamentos aprovados pelo gestor do contrato

  • verificar o cumprimento do manual de alçadas

  • verificar a existência de aprovações e formalizações adicionais para pagamentos a terceiros de alto risco

Controladoria
  • verificar se os pagamentos realizados foram contabilizados de maneira adequada

Compliance
  • definir as diretrizes do programa de compliance

  • monitorar o cumprimento do programa de compliance

Diretoria
  • decidir sobre a continuidade dos negócios junto a terceiros de alto risco

  • suspensão/liberação de terceiros

  • aceitação de terceiros de alto risco

(*) Dependendo do porte da empresa, as atividades de cadastro e suprimentos podem ser executadas pela mesma área.

Conflito de interesses

Um grande foco de fraude nas empresas está relacionado ao potencial conflito de interesses entre funcionários e terceiros, por exemplo, no caso do comprador responsável pela negociação do contrato A que é casado com o vendedor responsável pela negociação do contrato A. As empresas devem criar políticas e procedimentos específicos para evitar situações como essa, e os colaboradores devem se declarar conflitados quando tais situações surgirem, como nas negociações com empresas onde parentes em primeiro grau trabalhem.

Veja a seguir a Nota Prática Guarda de documentos na gestão de riscos de terceiros.

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