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Elabore e divulgue códigos e políticas

Autor: Eduardo Camillo Pachikoski, sócio-fundador do PP&C Auditores Independentes

ATUALIZADO

O Código de Conduta e Ética deve ter regras claras e objetivas sobre o comportamento esperado nas relações com a organização, e deve envolver os agentes internos e externos.

Código de Conduta e Ética

Um adequado Código de Conduta e Ética deve conter minimamente os seguintes itens (fonte Instituto Brasileiro de Governança Corporativa – IBGC):

  • os princípios e valores adotados pela empresa relacionados a questões de ética e integridade;

  • políticas da empresa para prevenção de fraudes e ilícitos, em especial as que regulam o relacionamento da empresa com o setor público;

  • vedação dos atos de prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida a agente público, nacional ou estrangeiro, ou a pessoa a ele relacionada;

  • vedação à prática de fraudes em licitações e contratos com o governo, nacional ou estrangeiro;

  • vedação ao oferecimento de vantagem indevida a licitante concorrente;

  • vedação ao embaraço à ação de autoridades fiscalizatórias;

  • esclarecimento sobre a existência e a utilização de canais de denúncias e de orientações sobre questões de integridade;

  • proibição de retaliação a denunciantes e mecanismos para protegê-los;

  • previsão de medidas disciplinares para casos de transgressão às normas e políticas da empresa;

  • valor máximo até o qual administradores e funcionários possam aceitar bens ou serviços de terceiros de forma gratuita ou favorecida;

  • definições de independência para os conselheiros, sócios e auditores independentes;

  • escopo e abrangência da utilização da informação privilegiada para finalidades comerciais ou para obtenção de vantagens na negociação de valores mobiliários; e

  • dever de lealdade de todos para com a organização.

Para cumprir seu objetivo, o Código de Conduta e Ética deve ser:

  • aprovado pelo Conselho de Administração;

  • divulgado no website da organização, em local de fácil acesso;

  • entregue em via física para 100% dos colaboradores e terceiros; e

  • divulgado periodicamente em mídias da empresa como lembrete de utilização aos colaboradores.

Normas, políticas e procedimentos

Estar em compliance é estar em conformidade com as leis e regulamentos internos e externos. Nesse sentido é fundamental a existência de documentos formalizados e divulgados, que venham garantir que todos os colaboradores e prestadores de serviços cumpram adequadamente as normas e os procedimentos estabelecidos pela companhia.

Se a empresa não disser como quer que as tarefas (processos) sejam feitas, como cobrar?

Todas as principais atividades da empresa devem ser normatizadas, e a empresa deve elaborar e divulgar políticas robustas de anticorrupção, tais como:

  • Política de contribuições e doações;

  • Política de conflito de interesses;

  • Política de patrocínio;

  • Política de prevenção e combate à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo;

  • Política de hospitalidade;

  • Política de contratação de terceiros;

  • Política de prevenção e detecção de atos de natureza ilícita; e

  • Manual Anticorrupção e Lei 12.846/2013.

Além disso, as vantagens da elaboração das normas e procedimentos são as seguintes:

  • definição de padrões para realização dos processos com segurança, qualidade e redução de erros;

  • preservação da empresa, pois, sendo seguidas as orientações (que deverão obrigatoriamente atender a todos os preceitos legais do setor), a hipótese de que problemas não identificados apareçam se torna reduzida; e

  • perpetuação de um modelo seguro e replicável, independente do executor da atividade.

Para implantar políticas, normas e procedimentos, a empresa deve designar um responsável pela elaboração dos documentos em cada área; contratar profissional com experiência nessa função ou terceirizar o projeto com empresa especializada, o que usualmente é a opção mais vantajosa considerando o custo-benefício.

Na condução dos trabalhos devem ser observadas as seguintes etapas:

  • mapeamento dos processos e as atividades a serem normatizados;

  • elaboração da sugestão de normas e procedimentos para cada processo, incluindo os controles a serem eliminados (retrabalhos, planilhas, entre outros) ou implantados, seguidos e monitorados;

  • apresentação e discussão do conteúdo desenvolvido com os gestores das áreas;

  • validação das normas e procedimentos com a alta administração ou com o responsável interno do projeto;

  • divulgação das normas e procedimentos em portal interno ou local específico, de comum acesso a todos os colaboradores; e

  • realização de treinamentos com os envolvidos nos processos e atividades para adequada implantação prática das normas e procedimentos elaborados.

Veja a seguir a Nota Prática Crie um canal de denúncia.

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