Procedimentos iniciais para a assinatura do termo de arbitragem

Autor: Ana Carolina Beneti, sócia-fundadora do Beneti Advogados

ATUALIZADO

Dependendo do tipo de arbitragem, o termo de arbitragem pode seguir as regras de uma determinada instituição (arbitragem institucional) ou ser livremente pactuado pelas partes (arbitragem ad hoc).

Arbitragem institucional

A chamada arbitragem institucional é a arbitragem administrada por uma instituição arbitral e processada na forma do regulamento de arbitragem dessa instituição. É a forma mais comum de arbitragem, uma vez que o procedimento conta com o suporte da instituição na condução do procedimento, facilitando o andamento do caso e procurando garantir que a sentença arbitral não seja passível de arguição de nulidade.

Forma

O termo de arbitragem é preparado em forma de contrato, com cláusulas e dispositivos, e deve contar com a assinatura das partes e do tribunal arbitral. Algumas instituições arbitrais incluem a assinatura também de um responsável da instituição arbitral, principalmente por envolver o pagamento de custas à instituição e vinculação a suas regras.

Algumas instituições possuem um modelo-padrão que pode ser utilizado como base para a preparação de um termo mais completo e/ou personalizado, conforme o caso. Essa minuta é enviada ao tribunal arbitral, que faz as adaptações iniciais necessárias e encaminha às partes para revisão e comentários.

A elaboração e a discussão do termo de arbitragem podem ser feitas por troca de e-mails entre as partes e o tribunal arbitral, com o envio de uma minuta prévia às partes e de lista de alegações e pedidos pelas partes.

A prática demonstra que o envio e a discussão prévia, a uma audiência, de uma minuta de termo de arbitragem, facilitam a negociação e a assinatura do documento.

Em alguns casos, o tribunal arbitral e as partes, após finalizada a minuta, fazem a assinatura a distância, sem a necessidade de realização de audiência para sua formalização. Essa prática é comum nos casos de arbitragens com elementos internacionais, em que as partes e/ou os árbitros não estão no mesmo país ou cidade.

Em outros casos, pode ser agendada uma reunião/audiência para a discussão de pontos ainda em aberto ou ajustes na minuta de termo de arbitragem e assinatura do documento pelas partes e árbitros. Essa reunião é interessante, pois as partes podem estabelecer seu posicionamento livremente, negociando o instrumento ou deixando que o tribunal arbitral decida eventuais pontos controversos.

Prazo para assinatura

As instituições arbitrais normalmente estabelecem prazos máximos para a assinatura do termo de arbitragem, a fim de não atrasar o andamento do procedimento e conferir agilidade à arbitragem. Esse prazo varia de instituição para instituição.

Prática CCI

O costume da elaboração da Ata de Missão no início da arbitragem vem da prática da Câmara de Comércio Internacional (CCI), que a considera, juntamente com o escrutínio final da sentença arbitral pela sua Corte, uma das grandes vantagens das arbitragens por ela administradas, constituindo garantia de sucesso da arbitragem e execução da sentença arbitral.

A CCI estabelece o prazo de 30 dias, a contar da transmissão dos autos ao tribunal arbitral (art. 23.2 do Regulamento de Arbitragem da CCI), para a assinatura da Ata de Missão, mas a Corte pode determinar a prorrogação do prazo, por pedido fundamentado do tribunal arbitral e/ou verificação da necessidade pela própria Corte.

A Corte da CCI utilizará a Ata de Missão como base para o escrutínio da sentença arbitral no final do procedimento (art. 33).

Prática CAM-CCBC

Em virtude da prática internacional de utilização do termo de arbitragem, a elaboração e assinatura do instrumento foram incorporadas no Regulamento de Arbitragem do Centro de Arbitragem e Mediação da Câmara de Comércio Brasil-Canadá (CAM-CCBC).

Uma vez instituída a arbitragem, na forma do art. 4.14 do Regulamento, a Secretaria do CAM-CCBC notificará as partes e os árbitros para a assinatura do termo de arbitragem, que deve acontecer em até 30 dias da notificação.

O termo de arbitragem deve ser assinado pelas partes juntamente com os árbitros, representante do CAM-CCBC e duas testemunhas (art. 4.17).

Arbitragem ad hoc

Nos casos de arbitragem ad hoc, tem se tornado prática também a preparação de um termo de arbitragem. Diante da ausência de instituição arbitral e a frequente inexistência de um regulamento a ser adotado para a condução da arbitragem, o termo de arbitragem deve ser bem mais detalhado e minucioso, com relação ao procedimento, prazos e informações sobre pagamento dos honorários dos árbitros etc.

Assim como na arbitragem institucional, o termo de arbitragem deve ser preparado em forma de contrato, com cláusulas e dispositivos, e deve contar com a assinatura das partes e do tribunal arbitral.

Detalhes procedimentais

É comum, no termo de arbitragem, a definição de regras procedimentais da arbitragem, como a forma de envio das peças processuais, produção das provas, organização dos documentos etc. Essa definição pode ser feita tanto no corpo do termo de arbitragem como em forma de anexo ou em Ordem Procedimental emitida pelo tribunal arbitral.

Os detalhes procedimentais devem ser analisados e discutidos pelas partes, junto com o tribunal arbitral, para garantir o tratamento isonômico das partes e criar um procedimento previsível, organizado e eficiente.

Veja também a Nota Prática Técnicas de gestão eficiente do procedimento.

Forma das petições e das manifestações

Em arbitragem, não há padrão de peticionamento pela parte, com expressões específicas ou formatação de texto predeterminada.

No entanto, é comum aos advogados das várias jurisdições prepararem as peças com estrutura e escrita semelhantes às utilizadas nas manifestações perante o juízo estatal. Tal atitude não acarreta prejuízos, mas é desnecessária. Prevalece, na arbitragem, uma postura de tratamento e escrita respeitosa, porém mais informal.

A forma de entrega das petições e de cumprimento dos prazos deve ser definida no termo de arbitragem (ou anexo a ele), seja por remissão ao regulamento da instituição arbitral escolhida, seja por inclusão de disposição específica para cumprimento de prazos (por exemplo, forma de protocolo, número de cópias físicas, se for o caso, protocolo eletrônico, com endereços de envio e formatos dos arquivos, prazo e forma de envio de documentos por serviço de entrega, entre outros).

Organização de documentos

Em razão da inexistência de autos únicos e da quantidade de partes envolvidas no procedimento, a apresentação e a organização dos documentos é normalmente estabelecida de início, para facilitar os trabalhos e evitar que documentos sejam extraviados ou não analisados.

Algumas providências sobre as provas documentais facilitam a organização do procedimento e são comumente incluídas no termo de arbitragem ou em um anexo a ele:

  • numeração sequencial dos documentos: por exemplo, o requerente geralmente como “A-1”, “A-2”, “A-3”, enquanto o requerido, como “B-1”, “B-2”, “B-3”. Nos casos de múltiplas partes, cada parte pode ter uma letra diferente, ou cada polo uma letra, com adição de um número único de identificação, como “A1-1”, “A1-2”.

  • lista de documentos: todos os documentos apresentados pela parte deverão ser listados no final de cada manifestação, de forma numerada, e cada documento deverá ser acompanhado de uma breve descrição de conteúdo.

  • organização das vias físicas: uso de divisórias para facilitação da referência.

  • formato de apresentação dos documentos: é importante estabelecer se os documentos deverão ser apresentados em vias físicas, eletrônicas ou ambos. Ainda, se forem apresentados na forma eletrônica, recomenda-se indicar em que tipo de formato. Todas essas providências visam organizar melhor o procedimento e facilitar do trabalho das partes e do tribunal arbitral, reduzindo tempo e custos.

Provas orais (testemunhas e experts)

Também nesse momento inicial, é importante estabelecer os prazos e a forma de produção de prova oral.

Tem se tornado prática em arbitragens a inclusão, antes da realização da audiência, de depoimentos escritos (witness statements) das testemunhas para que, em audiência, os depoimentos sejam direcionados aos assuntos fáticos tratados pela testemunha, facilitando a compreensão de sua participação, a preparação de perguntas e eliminando trabalho desnecessário.

Também, a apresentação de pareceres ou opiniões técnicas durante o procedimento faz com que, em audiência, a discussão técnica seja direcionada.

Importante lembrar que a partes, no momento da definição das testemunhas fáticas e da contratação dos pareceristas, devem verificar a disponibilidade dessas pessoas para comparecer à audiência a fim de serem submetidas a questionamento pelos árbitros e advogados da parte contrária, sob risco de ser a prova, produzida por escrito, desconsiderada pelo tribunal arbitral.

O caput do art. 22 da Lei de Arbitragem estabelece a possibilidade de o tribunal arbitral tomar o depoimento das partes, ouvir testemunhas e determinar a realização de perícias ou outras provas que julgar necessárias, mediante requerimento das partes ou de ofício.

Em caso de desatendimento sem justa causa da convocação para prestar depoimento pessoal, o art. 22, § 2º, da Lei de Arbitragem determina que o árbitro ou o tribunal arbitral levará em consideração, ao proferir sua sentença, o comportamento da parte faltosa. Se a ausência for de testemunha, nas mesmas circunstâncias, poderá o árbitro ou o presidente do tribunal arbitral requerer à autoridade judiciária que conduza a testemunha à audiência.

Saiba mais sobre a oitiva de partes e testemunhas e a oitiva de testemunhas técnicas, peritos e assistentes.

Forma de organização e local da audiência

É comum que as partes e o tribunal arbitral já estabeleçam, de início e em linhas gerais, a forma de organização da audiência. Por exemplo, é possível a inclusão de menção de que a audiência ocorrerá em determinado local (sede da arbitragem ou outro, tendo em vista a facilidade na organização), que a audiência será precedida de uma conferência telefônica para a organização dos trabalhos e que haverá, em audiência, uma apresentação inicial do caso pelas partes.

Veja também a Nota Prática Audiência de instrução.

Aplicação das regras da International Bar Association (IBA)

Para facilitar a organização do procedimento arbitral com relação às provas e tendo em vista a proposital ausência de definição nos regulamentos arbitrais, é comum os tribunais arbitrais se valerem das regras da International Bar Association (IBA) para a produção de provas em arbitragens internacionais (veja a versão em inglês e em espanhol dessas regas).

As regras podem ser incorporadas por referência ou as partes podem se valer das disposições das regras da IBA para negociar a forma de produção de provas que melhor se adapta ao seu procedimento.

Veja também o item Aplicação das regras da IBA.

Revelia e recusa das partes

O não comparecimento da parte em audiência ou a sua recusa em assinar o termo de arbitragem não impede a condução da arbitragem, que tem seu prosseguimento normal, até que a sentença seja proferida. Tal disposição consta no art. 22, § 3º, da Lei de Arbitragem e nos regulamentos da maioria das instituições arbitrais estrangeiras e brasileiras.

Prática CCI

O Regulamento de Arbitragem da CCI é expresso em determinar que, se uma das partes se recusar a participar da elaboração ou a assinar a Ata de Missão, o instrumento será encaminhado para aprovação da Corte. Uma vez aprovado ou assinado pelas partes, a arbitragem tem andamento (art. 23.3).

Prática CAM-CCBC

A eventual ausência de qualquer das partes regularmente convocadas para a reunião inicial ou sua recusa em firmar o termo de arbitragem não impedirão o normal seguimento da arbitragem (art. 4.19).

Veja a seguir a Nota Prática Cronograma do procedimento arbitral.

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