Prova documental

Autor: Adriana Braghetta, sócia do L.O. Baptista Advogados

ATUALIZADO

A prova documental é fundamental na arbitragem. Por se buscar a eficiência e rapidez do procedimento, é comum que o tribunal arbitral determine que com cada petição as partes devam produzir toda a prova documental que sustente suas alegações.

Diferenças culturais na produção de documentos

Há uma diferença marcante entre a prática dos países de common law e os de civil law no que toca à produção de prova documental.

Civil law

Nos países de civil law, uma parte, via de regra, não é obrigada a apresentar um documento que lhe seja desfavorável (por exemplo, o HC e o incidente de exibição de documentos nos processos judiciais).

Common law

Já nos países de common law, a prática é oposta, é a chamada Discovery, pela qual um lado tem obrigação de deixar à disposição do outro lado todos os documentos que lhe forem solicitados, de forma bastante abrangente. Em caso de resistência da parte em apresentar algum documento, o tribunal arbitral poderá determinar sua produção. Muitos utilizam a expressão fishing expedition para demonstrar que o sistema de common law permite que uma parte tenha acesso a todos os documentos da outra para construir seu caso.

Arbitragem nacional

Em que pese existir no sistema judicial brasileiro o incidente de exibição de documentos, a possibilidade de solicitar um documento é pontual e limitada, contrastando frontalmente com a abrangência do Discovery.

Arbitragem internacional

Há muitos anos a comunidade internacional se dedica a emitir guias de conduta (soft law) que minimizem as diferenças culturais na produção de provas nas arbitragens internacionais. A mais famosa e utilizada delas são as Regras da IBA sobre produção de provas em arbitragens internacionais (veja a versão em inglês e em espanhol).

Na arbitragem internacional, portanto, prevalece um sistema híbrido, nem tão abrangente quanto a Discovery nem tão restritivo quanto o da civil law.

Assim, a parte que alega determinado fato é responsável por prová-lo. Porém, nos termos do art. 3.3 das Regras da IBA, a parte pode solicitar que alguns documentos sejam produzidos pela outra parte, desde que o requerimento de exibição de documentos seja acompanhado de:

  • descrição de cada documento;

  • descrição de uma categoria de documentos;

  • explicação da relevância e materialidade dos documentos para o caso;

  • declaração de que os documentos não se acham em seu poder ou a razão pela qual é muito gravoso à parte solicitante produzi-lo; e

  • declaração sobre os motivos pelos quais se supõem que os documentos estejam em poder da outra parte.

A parte à qual os documentos foram solicitados terá o direito de responder à pretensão de exibição ou, se não tiver objeções, deverá apresentar os documentos (há casos em que esses documentos são trocados somente entre as partes, e outros em que já são transmitidos ao tribunal arbitral). As objeções à apresentação, segundo item 9.2, também das regras da IBA, poderão basear-se em:

  • falta de materialidade para a apresentação do documento;

  • existência de impedimento legal decorrente de normas jurídicas ou éticas;

  • excessiva onerosidade em produzi-los;

  • perda ou destruição;

  • confidencialidade decorrente de questões comerciais ou técnicas;

  • questões de natureza política ou institucional relevantes;

  • outras questões de economia processual, proporcionalidade, justiça ou igualdade das partes.

Esse contencioso em torno de quais documentos serão apresentados geralmente se vale da forma do Redfern Schedule, que nada mais é que uma planilha em que, em uma coluna, colocam-se cada um dos pedidos de exibição de documentos, em outra coluna as respectivas objeções e, numa coluna adicional, a decisão do tribunal arbitral a respeito.

Se uma parte se recusar a apresentar algum documento, mesmo depois de receber determinação do tribunal arbitral para fazê-lo, poderá o tribunal inferir que o documento é contrário aos interesses desta parte e disso extrair conclusões para o mérito da disputa.

Veja mais em Aplicação das regras do IBA.

Procedimento

Há várias formas de troca das petições e documentos, que variam de acordo com o que foi acordado pelas partes e o tribunal arbitral em determinado caso.

Nos casos em que todas as petições e documentos são impressos, geralmente são confeccionadas 6 vias para uma arbitragem com 3 árbitros e 2 partes:

  • uma via para a instituição arbitral;

  • uma via para cada um dos árbitros (3 vias no total); e

  • uma via para cada partes (2 vias no total).

Assim, todos receberão a integralidade dos documentos do procedimento.

No caso das vias impressas, pode-se convencionar que cada parte envie cada uma das vias a seu destinatário ou que a parte envie todas as vias à instituição arbitral que, a partir daí, ficará com o encargo de enviá-las à parte contrária e aos árbitros.

Tem se tornado comum a utilização de uma única via impressa para a instituição arbitral (ou para algum árbitro que assim prefira) e que as demais petições e provas sejam trocadas eletronicamente por e-mail ou pen drive, ou mesmo mediante upload em sistemas cada vez mais sofisticados de compartilhamento de informações (FTP, cloud ou serviços similares).

Organização dos documentos

É comum que os procedimentos arbitrais tenham uma quantidade expressiva de documentos, de tal sorte que se convenciona uma organização própria.

A numeração dos documentos é precedida de uma identificação da parte que o apresentou. Por exemplo, a letra “C”, de claimant, num caso em inglês para os documentos do requerente, e “R”, de respondent, para os documentos do requerido. Também é comum usar a sigla do nome da empresa.

Além disso, a numeração é contínua para todas as petições do procedimento. Se numa primeira petição são produzidos os documentos C-1 a C-10, na segunda petição, os novos documentos juntados deverão se iniciar por C-11 em diante. Ao final de cada petição é comum que se convencione apresentar uma listagem de documentos atualizada e completa até aquele momento, com o número e o breve descritivo do documento (ex.: “C-25 – Ata de reunião datada de...”).

Por ser um volume muito expressivo de documentos, o que demanda uma logística grande de organização, também é comum convencionar que a petição seja apresentada juntamente com a listagem dos documentos, no dia do prazo, ao passo que as partes terão um ou dois dias úteis para apresentar os documentos referidos na petição.

Veja a seguir a Nota Prática Prova oral.

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