Identificação da cultura pretendida nas políticas de compliance

Autores: Renato Brito Anaia, diretor da área de Forensic, e Antonio Carlos Hencsey, gerente de Compliance e Inteligência Empresarial, ambos da ICTS Protiviti

ATUALIZADO

Antes de iniciar um processo de auditoria de cultura de compliance, é importante fazer uma releitura dos elementos presentes na gestão organizacional, que compõem o conjunto de regras corporativas.

Embora a análise desses elementos permita em parte antever os resultados que serão obtidos na auditoria, isso não significa que um tema não abordado nesse conjunto de regras esteja necessariamente ausente na cultura instalada. Ele pode ter sido inserido nessa cultura por outras razões de que a organização não tenha participado ativamente, tais como temas fortemente presentes em uma sociedade, amplamente divulgados em meios de comunicação ou outros elementos externos que de certa forma acabaram (por acaso) influenciando na modelagem da cultura organizacional.

A avaliação é um reconhecimento do que já se encontra estabelecido, para que seja comparado com o nível de aderência da organização, identificando onde as definições atuais já existentes ainda não se encontram presentes. Nessa etapa não é analisada a qualidade das regras em si, tampouco a qualidade dos documentos e formatos apresentados.

A reflexão final com base nos resultados coletados poderá indicar a deficiência de determinado documento, deixando evidente a necessidade de seu aprimoramento.

Entre os elementos reconhecidamente utilizados nas organizações, elencamos os seguintes documentos e mecanismos de gestão:

  • Código de Ética;

  • política de consequências;

  • canais de denúncia;

  • treinamentos;

  • comunicação interna; e

  • canais de orientação.

Código de Ética

A análise do Código de Ética busca identificar os parâmetros estabelecidos por uma organização quanto ao comportamento ético esperado, detectando ênfases específicas a determinado tema e/ou distribuição adequada dos temas e ausência de temas relevantes.

O Código de Ética traz diretrizes gerais de uma organização, aplicáveis a todos os colaboradores. Questões específicas de um departamento ou de uma atividade da companhia devem ser tratadas em um código de conduta da área em si.

A análise do Código de Ética deve também levar em consideração o público atingido, a adequação da linguagem para esse público, o formato apresentado e o alcance do público pretendido.

Veja também o item Código de Conduta e Ética na Nota Prática Elabore e divulgue códigos e políticas.

Política de consequências

Esse documento deve contemplar as sanções aplicáveis em casos de descumprimento de regras corporativas. Uma política de consequências não se sustenta sem a presença de regras e políticas formais na organização, pois sua aplicação seria questionável se as regras não forem claras.

A política de consequências deve prever os critérios e graduações das penalidades aplicáveis, conforme a criticidade da situação. O processo de auditoria irá medir o quão claros são os critérios de aplicação das penalidades para o público submetido a essa política.

Canais de denúncia

A análise dos canais de denúncia busca primeiramente identificar quais são (caso existam) e como funcionam. Algumas empresas possuem diversos meios de comunicação que podem ser reconhecidos ou até mesmo inadvertidamente utilizados como canais de denúncia. Portanto, deve-se analisar a existência de todos esses canais e entender como são percebidos pelo público participante.

Treinamentos

Nessa etapa é feito um reconhecimento dos treinamentos existentes, tópicos abordados, nível de profundidade, frequência e abrangência. Uma vez reconhecido, o processo de auditoria irá mensurar sua efetividade na moldagem da cultura de compliance pretendida.

Sobre treinamentos, veja o item Programa de treinamento na Nota Prática Treine os colaboradores e divulgue o programa de compliance.

Comunicação interna

A comunicação interna é peça-chave no estabelecimento da cultura de compliance. Manter os temas vivos e presentes no dia a dia da organização faz com que eles deixem de ser regra corporativa para se tornar comportamento natural daquela sociedade. A análise da comunicação interna identifica a existência de meios de comunicação, seus formatos e quais temas corporativos disputam a atenção do colaborador em sua apresentação.

Veja o item Dissemine o programa na Nota Prática Treine os colaboradores e divulgue o programa de compliance.

Canais de orientação

Por mais claras e objetivas que sejam as regras empresariais, sempre existirão situações não previstas nos documentos e políticas formais. É necessário haver um canal de comunicação com os colaboradores para que estes solucionem suas dúvidas, apresentem situações não previstas e obtenham orientações necessárias para guiar seu comportamento.

Veja a seguir a Nota Prática Fatores que influenciam no cumprimento das regras empresariais.

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