Avaliação da efetividade do canal de denúncias

Autores: Marcelo Forma e Cassiano Ricardo Marques Machado, sócios-diretores da ICTS Protiviti

ATUALIZADO

A implementação do canal deve produzir benefícios pela inibição, correção/recuperação e prevenção, conformando o ambiente de trabalho da organização e o comportamento de seus colaboradores e stakeholders de acordo com os preceitos estabelecidos em sua missão, visão, valores e Código de Conduta Ética e demais políticas internas.

Componentes de desenvolvimento

Para avaliação da efetividade do canal, deve-se estabelecer um acompanhamento periódico dos indicadores de operação do canal (mensal), juntamente com indicadores do ambiente organizacional (no mínimo, anualmente), além da verificação do desenvolvimento da empresa em 3 componentes:

  • inibição;

  • correção/recuperação; e

  • prevenção.

Inibição

A inibição pode ser verificada pela redução na quantidade de irregularidades tratadas pela empresa, suportada pelo resultado de pesquisas de clima que confirmem a evolução da empresa sobre:

  • o conhecimento da empresa sobre a existência do canal, seu propósito e funcionamento;

  • o nível de confiança da empresa sobre o canal; e

  • a disposição da empresa para denunciar eventuais irregularidades.

Correção/recuperação

Deve ser mapeada diretamente a partir da compilação de informações produzidas ao longo do processo de apuração das denúncias investigadas, tais como:

    • total de valores envolvidos (impacto financeiro auferido ou estimado);

    • total de valores recuperados; e

    • perfil de consequências aplicadas sobre denunciados (orientação/coaching, advertência, afastamento, desligamento).

  • A captura dos valores monetários permite calcular o retorno financeiro acumulado do canal de denúncias, como a somatória:

    • dos valores economizados e recuperados pela empresa; e

    • dos custos de implantação e operação do canal.

  • Prevenção

    A prevenção está relacionada ao conjunto de ações estruturais desenvolvidas a partir do resultado da apuração das denúncias registradas no canal e identificação de suas causas-raízes, resultando em ações como:

    • alterações ou introdução de novos controles;

    • modificações em políticas, processos e sistemas; e

    • otimização ou criação de treinamentos.

    Métricas de avaliação

    A efetividade do canal também é medida por seu nível de utilização versus a quantidade de incidentes e/ou irregularidades apurada pela empresa. Estatísticas internacionais (ACFE – Association of Certified Fraud Examiners, Report to the Nations, p. 21) indicam que cerca de 50% das situações irregulares tratadas tiveram como ponto de partida uma denúncia.

    Também é possível traçar correlação entre a quantidade de colaboradores e o volume de relatos registrados no canal de denúncias a cada mês. Médias do mercado brasileiro indicam que entre 2 e 3 denúncias são registradas por mês para cada grupo de 1.000 colaboradores (ICTS, Estatísticas da operação de canais de denúncia 2016).

    Usualmente, no início da disponibilização do canal há um volume mais elevado de registros. À medida que a empresa atua sobre as causas-raízes das situações denunciadas, espera-se uma redução nessa volumetria para um patamar de alerta, em que os eventos irregulares são incomuns, mas quando ocorrem são, em sua maioria, rapidamente informados por meio do canal.

    Em contextos em que há incertezas na empresa quanto à seriedade da estrutura do canal de denúncias, normalmente em função de algum evento passado que tenha gerado descrédito sobre a linha de atuação da alta gestão em relação ao tratamento dispensado (ou não dispensado) sobre uma irregularidade percebida pelos colaboradores, nota-se uma curva de ganho de confiança na utilização, na qual o volume de relatos inicialmente é baixo e gradativamente cresce até que se atinja o patamar de alerta.

    De todo modo, comparar as métricas específicas da empresa com benchmarks de mercado, independentemente de nuanças do segmento de atuação, do arcabouço cultural e da evolução organizacional, é recomendável e suporta a autocrítica necessária à estrutura de governança do canal de denúncia (e do programa de compliance), para que possa identificar o perfil de utilização do canal, o patamar de alerta e, assim, fazer evoluir continuamente o uso desse instrumento na empresa.

    Este conteúdo é exclusivo para assinantes Lexis 360

    Cadastre-se gratuitamente

    para ter acesso por 7 dias

    ou

    Cadastre-se gratuitamente e tenha acesso ao Lexis 360

    Campo obrigatório.
    Campo obrigatório.
    Campo obrigatório.
    Campo obrigatório.
    Campo obrigatório.
    Campo obrigatório.
    Campo obrigatório.