Comunicação corporativa sobre o canal de denúncias

Autores: Marcelo Forma e Cassiano Ricardo Marques Machado, sócios-diretores da ICTS Protiviti

ATUALIZADO

A divulgação do canal de denúncias na organização é um dos aspectos-chave para seu sucesso. A ação de comunicação e envolvimento deve:

  • ser transparente, objetiva, frequente e consistente;

  • possuir caráter informativo e motivacional, explicando os objetivos, benefícios e funcionamento básico do canal (quando, por que e como fazer um registro; anonimato vs. identificação; acompanhamento), e reforçando a confiança sobre esse meio de comunicação;

  • estimular a reflexão, discussão e conscientização sobre os dilemas que permeiam o dia a dia da empresa, inclusive na interação com fornecedores, comunidade e outros stakeholders;

  • adaptar-se aos diferentes perfis de público-alvo (formato, linguagem e veículo de comunicação empregado);

  • ser propagada também informalmente, entre líderes e liderados; e

  • abranger aspectos formais junto aos públicos externos, como atualização/inclusão de cláusulas sobre a ciência do canal em contratos com fornecedores/terceiros. Veja um modelo de cláusula do canal denúncia em contratos com fornecedores/terceiros.

A divulgação do canal no ambiente da empresa pode ser feita de maneira isolada, porém, é preferível sua vinculação aos valores da empresa, seu Código de Conduta Ética e outras iniciativas/propósitos (ex.: governança, amadurecimento empresarial). Essa abordagem reforça o propósito construtivo do canal na organização, enfatizando o fortalecimento do ambiente ético.

Plano de comunicação e envolvimento

O plano de comunicação e envolvimento deve ser compatível aos recursos disponíveis e objetivos e características da campanha. Devem ser avaliados os objetivos da campanha (o que a empresa quer alcançar?), e a abrangência e elementos de divulgação necessários (qual a proporção que a empresa deseja dar para a divulgação do canal? quais os recursos que a empresa disponibilizará para atingir tal proposta?).

Independentemente dos recursos que serão investidos, o essencial é que o plano de comunicação e envolvimento contemple não apenas uma ação de lançamento, mas também ações de sustentação ao longo do tempo, com divulgações periódicas por meio dos veículos internos da empresa – revista, jornal, mural, comunicados e quadros de avisos –, por meio das lideranças (durante as reuniões de equipe e conversas informais), e também nos processos de integração de novos funcionários.

Veja a seguir a Nota Prática Mecanismos de incentivo às denúncias.

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