Governança do canal de denúncias

Autores: Marcelo Forma e Cassiano Ricardo Marques Machado, sócios-diretores da ICTS Protiviti

ATUALIZADO

Uma vez registradas as informações qualificadas e relevantes no canal de denúncias, será necessário tratá-las em tempo e forma adequados.

Para tanto, faz-se necessário estabelecer antecipadamente e de forma transparente quais serão as estruturas da empresa, suas interfaces e as funções que responderão pela etapa de apuração e governança do canal de denúncias, detalhando atividades e, principalmente, níveis de autonomia para o desenvolvimento dos casos e tomada de decisão.

É recomendável que o modelo de governança do canal de denúncias na empresa esteja retratado, de forma simplificada, em seu Código de Conduta Ética. Desse modo, dará visibilidade e transparência na organização e suas interfaces, fomentando a confiabilidade na utilização do canal de denúncias, cujas informações de funcionamento e acesso também devem fazer parte do Código.

Esferas de governança

Normalmente definem-se 3 esferas nas empresas:

  • operativa

  • governança, deliberação e normatização

  • fluxo alternativo

Operativa

Conduz/coordena a apuração dos relatos, coletando informações adicionais nos sistemas e áreas de suporte da empresa e, quando necessário, externamente (informações públicas, levantamentos de campo etc.).

Normalmente é conduzida por áreas/funções que gozam de acesso aos diferentes ambientes e informações da empresa, que exercem papel de controle e/ou possuem autonomia e reporte direto à alta direção.

É importante que mais de uma pessoa exerça essa função na empresa. É possível também que mais de uma área atue nessa esfera (por exemplo: compliance, auditoria interna e RH).

Governança, deliberação e normatização

Em modelo colegiado, usualmente denominado Comitê de Ética, é composta por representante da esfera operativa (que normalmente assume a função de secretário do comitê) e executivos experientes da empresa (por exemplo: CEO, CFO, Jurídico).

Deve ter poder de decisão e ser responsável pela gestão da ética e do compliance na organização. Estabelece políticas para análise e tratamento dos casos, determinando níveis de autonomia da esfera operativa e regras para aplicação do balanço de consequências (punições sobre os envolvidos em função das constatações da apuração), bem como desenvolve e mantém seu próprio regimento de atuação (objetivos, composição, frequência de reuniões etc.).

Fluxo alternativo

Representada por uma ou mais pessoas, exercendo função que lhes confira capacidade e autonomia para desenvolvimento de apurações de denúncias que envolvam, direta ou indiretamente, as pessoas que atuam nas demais esferas de governança do canal de denúncias, eliminando-se o conflito de interesses na etapa de apuração.

Protocolos de tratamento das denúncias

Caberá à estrutura de apuração de casos da empresa, em suas diferentes esferas, a análise, desenvolvimento e ampliação das informações inicialmente registradas no canal, para que a deliberação sobre o caso e o direcionamento das medidas cabíveis de ruptura, correção e prevenção sejam conduzidas em tempo e forma.

A consistência desse processo exige o estabelecimento de protocolos para triagem e priorização das denúncias, direcionamento e controle da etapa de apuração, deliberação e conclusão dos casos, aplicação do balanço de consequências e desenvolvimento de ações estruturais na empresa. Tais protocolos precisam ser documentados, atualizados e divulgados regularmente entre os envolvidos no processo do canal de denúncias.

Devem-se definir diretrizes para lidar com informações insuficientes e também com denúncias vazias (uma vez que nem todos os registros realizados no canal serão feitos de boa-fé), balizando a etapa de apuração na qualificação técnica atribuída sobre cada denúncia.

Da mesma forma, devem ser reguladas a mecânica e a forma para interação com denunciantes e envolvidos (via registro de perguntas/comentários e/ou interação pessoal) e o emprego de ações investigativas especializadas (entrevistas exploratórias e confirmatórias, análises forenses/e-Discovery, levantamento de informações externas, trabalhos de campo etc.), que devem ser avaliadas e empregadas conforme o contexto de cada caso (custo-benefício).

Veja a seguir a Nota Prática Sistema de gestão de casos de denúncias.

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