Guarda de documentos na gestão de riscos de terceiros

Autor: Claudio Peixoto da Silva, sócio-diretor da KPMG Brasil

ATUALIZADO

A empresa pode ser responsabilizada por atos praticados por terceiros, incluindo questões trabalhistas, fiscais, ambientais e/ou atos praticados contra a Administração Pública. Portanto, faz-se necessária a guarda de certos documentos para evidenciar o quanto a empresa foi diligente em relação às atividades de seus terceiros.

No processo de gestão de documentos deve-se levar em conta:

  • o que deve ser documentado – a empresa deve realizar um levantamento de quais documentos relacionados aos seus terceiros devem ser guardados versus o universo de riscos. Em geral, documentos relacionados à matriz de riscos, contratos com terceiros, evidência dos produtos e/ou serviços prestados, evidência dos pagamentos realizados, evidência das autorizações dos pagamentos etc., podem ser digitalizados para o respectivo armazenamento;

  • quem deve documentar – o workflow descreverá a responsabilidade sobre quem deve realizar a documentação; e

  • por quanto tempo os documentos devem ser guardados – a tabela a seguir apresenta os prazos máximos para guarda de documentos (alguns podem ser mantidos por prazo inferior):

TemaPrazo de guarda sugerido
Trabalhista e previdenciário30 anos
Fiscal5 anos
ContábilIndeterminado
Ambiental20 anos
Programa de integridade5 anos

Veja a seguir a Nota Prática Indicadores de monitoramento na gestão de riscos de terceiros.

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