Crie um canal de denúncias

Autor: Eduardo Camillo Pachikoski, sócio-fundador do PP&C Auditores Independentes

ATUALIZADO

O canal de denúncias é uma ferramenta de grande utilidade para a empresa identificar problemas internos e externos, e que passam longe dos gestores.

Esse canal é muito importante para identificar situações que possam ser enquadradas na nova Lei Anticorrupção, fraudes e outras ocorrências que podem expor a empresa. Essa ferramenta é utilizada para recebimento de opiniões, críticas, reclamações e denúncias, contribuindo no combate a fraudes, corrupção e para a efetividade e transparência na comunicação e no relacionamento da organização com as partes interessadas.

Segundo pesquisa da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), a denúncia é a melhor e mais consistente forma de detecção de fraudes. Quando comparadas às empresas que não possuem um canal de denúncias, aquelas que fazem uso desse processo detectam a fraude 50% mais rápido e com média de perdas 44% menor.

O processo de registro e apuração de uma denúncia deve seguir os principais passos:

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Diretrizes para um canal eficiente

Para que o canal de denúncias seja eficiente, a empresa deve seguir os seguintes preceitos:

  • o canal de denúncia deve ser independente, ou seja, operado por uma entidade externa à empresa, pois fornece mais segurança ao denunciante, e a captura e análise da denúncia ocorrem fora dos limites da organização. Dessa forma, deve-se contratar uma empresa especializada nesse tipo de serviço;

  • o canal de denúncia deve operar 24 horas por dia, inclusive aos finais de semana, pois a maioria das denúncias ocorre fora do horário de trabalho do denunciante;

  • o canal de denúncia deve ser operado por meio de telefone, e-mail ou portal web (internet e/ou intranet);

  • o denunciante deve ter a opção de efetuar a denúncia anônima. De acordo com pesquisa divulgada pelo Instituto dos Auditores Internos (IIA), 64% das denúncias são recebidas de forma anônima. O anonimato não implica menor relevância da informação;

  • as informações recebidas devem ser tratadas em absoluto sigilo pela empresa especializada responsável por operar o canal de denúncias;

  • o tratamento deve ser sistêmico, de forma a garantir a integridade das informações e do processo;

  • deve ser constituído um Comitê de Ética, independente de qualquer outro comitê já existente e que não tenha conflito de interesses com o tema, o qual será responsável por receber as denúncias, analisá-las e decidir pela investigação ou não;

  • a investigação da denúncia pode ser efetuada pela auditoria interna (terceirizada ou não) ou por empresa especializada contratada pontualmente para tratar de determinadas denúncias;

  • as denúncias que não forem objeto de investigação deverão ser concluídas pelo Comitê de Ética e formalizadas no sistema de controle;

  • a auditoria interna ou o Compliance Officer deve efetuar o monitoramento constante das denúncias concluídas no sistema;

  • a empresa deve promover o endomarketing do canal de denúncias, incentivando os funcionários a participar de forma consciente e construtiva;

  • a divulgação do canal de denúncias deve ser ampla, transparente e periódica, e deve constar no Código de Ética;

  • caso algum membro do Comitê de Ética esteja envolvido na denúncia, a empresa operadora do canal deve enviar a denúncia a um outro responsável definido pela administração; e

  • independente da instauração ou não de um processo de investigação, o denunciante deve ter a devolutiva/conclusão da denúncia efetuada.

Os benefícios da contratação de uma empresa especializada são:

  • utilização de técnicas diferenciadas de entrevista (normalmente psicólogas atuam na captação das denúncias), que maximizarão as informações relatadas pelos denunciantes;

  • priorização das denúncias com base na relevância, tipo da situação e impacto;

  • utilização de sistema especializado para registro das denúncias e atualização das informações no histórico até sua conclusão;

  • disponibilização de relatórios gerenciais que permitam compilações por diversos filtros de informação; e

  • possibilidade de consultas on-line por diferentes filtros de informação.

Para mais informações sobre o tema, veja o subtópico Canal de denúncias.

Veja a seguir a Nota Prática Treine os colaboradores e divulgue o programa de compliance.

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