O papel da investigação interna

Autores: Ricardo Lara Gaillard, sócio, e Luiz Phillip Nagy Guarani Moreira, associado, ambos do Cescon, Barrieu & Flesch Advogados

ATUALIZADO

Toda investigação tem como objetivo final elucidar os fatos ocorridos, ou os 5 Ws – who, what, where, when and why (quem, fez o que, onde, quando e por quê). O sucesso ou fracasso de uma investigação interna está diretamente relacionado à resposta eficiente de tais perguntas, de forma que a direção da empresa possa tomar decisões fundamentadas a respeito do que foi encontrado.

Não existem leis ou regulamentos nacionais que estabelecem quais devem ser os procedimentos específicos a serem obrigatoriamente adotados em investigações internas, apontando apenas que as empresas devem fiscalizar o cumprimento da lei – de forma que a norma apenas aponta o que devem fazer, mas não o como fazer.

Nessa linha, o que se tem são práticas comumente adotadas, que podem ser consideradas do ponto de vista prático como eficientes ou não eficientes. Buscamos apontar ao longo deste subtópico aquelas entendidas como melhores práticas para apurar fatos potencialmente irregulares ocorridos e com o objetivo de mitigação de danos pela empresa.

Dito isso, é importante destacar brevemente o que um Programa de Compliance eficaz deve ter como base três pilares distintos:

  • políticas e procedimentos voltados à estrutura organizacional da empresa, de forma a estabelecer os parâmetros éticos e os limites de atuação de cada um de seus colaboradores e terceiros;

  • mecanismos de controles internos dotados de autonomia e capacidade de supervisão dos agentes que atuam em nome da organização, quanto ao cumprimento das orientações estabelecidas; e

  • desenvolvimento de uma estrutura corporativa apta a prevenir e eventualmente detectar e responder a possíveis irregularidades de forma isenta e imparcial.

Investigação no programa de compliance

Pouco eficaz se mostra a estruturação de políticas, procedimentos e controles internos, a realização de treinamentos de colaboradores e outras atividades típicas do compliance, se o programa falhar na detecção e na resposta às inconformidades existentes. Portanto, um programa de compliance apenas será realmente eficaz se atuar de forma ativa quanto à investigação de situações que caracterizem infrações éticas. Daí a importância de realizar uma averiguação efetiva quando do recebimento de uma denúncia e/ou conhecimento de informação que aponte um potencial ato ilícito.

Diversos programas de compliance considerados robustos estabelecem em suas próprias políticas quais procedimentos a empresa deverá seguir em casos de investigações internas (os departamentos responsáveis pela demanda e seus respectivos papéis, a linha de reporte a ser adotada, formação do comitê de investigação etc.). Essa previsão deverá ser então observada no momento da investigação.

Importante notar que hoje diversas políticas corporativas já são desenhadas de forma a facilitar uma eventual averiguação de irregularidades.

Nesse sentido é comum a adoção pelas empresas da política conhecida como bring your own device (BYOD), quando o funcionário utiliza seus aparelhos eletrônicos particulares para fins profissionais. Nessa linha, tais políticas já podem prever, nos termos de uso a serem assinados pelo funcionário, que a empresa tem o direito de averiguar o conteúdo dos respectivos equipamentos no contexto de uma investigação, caso necessário.

Auditoria x investigação

Tecnicamente, a investigação interna não se confunde com auditoria interna ou auditoria antissuborno e corrupção (ABC due diligence), usuais no contexto preventivo do compliance. Cada uma possui objetivos e características distintas, elencadas a seguir:

Auditoria interna

Atividade independente e objetiva de avaliação (assurance) e consultoria referente a aspectos contábeis, legais e/ou operacionais, desenhada para adicionar valor e melhorar os processos de uma organização. A auditoria interna auxilia a organização a realizar seus objetivos a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e eventualmente apontar melhorias quanto aos seus processos de gerenciamento de riscos, controle e governança corporativa.

ABC due diligence

A ABC due diligence (auditoria antissuborno e corrupção ou Anti-bribery and Corruption Due Diligence) tem como objetivo proceder a uma análise dos riscos materializados e não materializados (por exemplo: falta de controles internos e/ou falha no processo de gerenciamento de riscos) em relação a uma organização, como forma de avaliação necessária em uma situação específica (por exemplo: processo de aquisição de uma empresa ou formação de parceria com terceiro). Utiliza técnicas usuais de auditoria legal e contábil, além de métodos próprios de uma investigação, como a busca de informações em fontes independentes, inteligência corporativa e entrevistas, não se atendo exclusivamente às informações fornecidas pela empresa auditada, tal qual ocorre na auditoria legal-padrão.

Investigação interna

Envolve matéria relacionada diretamente ao universo jurídico, com o objetivo de esclarecer denúncias sobre eventuais ilegalidades e/ou desvios éticos, elucidando os fatos do princípio ao fim. Mais especificamente, uma investigação interna envolve a obtenção de provas e a coleta de depoimentos, relatórios técnicos, testemunhos, entre outros elementos, para suporte na tomada de decisão pela administração da companhia.

A tabela abaixo resume as semelhanças e diferenças entre as três:

Importância do advogado

Uma investigação interna pode ser conduzida pela própria empresa ou por consultores externos contratados especificamente para esse fim.

Deve-se destacar que, em ambos os casos, a garantia de confidencialidade e sigilo legal dos trabalhos apenas é protegida caso esteja inserida no contexto de uma relação entre advogado e seu cliente (no caso, a empresa).

Portanto, se a investigação for conduzida e/ou supervisionada por uma equipe de advogados (sejam do departamento jurídico da empresa ou de escritório externo contratado), a empresa poderá ter relativa segurança jurídica quanto à garantia de manutenção da confidencialidade da investigação.

Advogados responsáveis pela condução de investigações devem observar que suas ações e eventuais conclusões poderão ser objeto de escrutínio por autoridades e eventualmente de terceiros (como parceiros de negócio da empresa ou o próprio mercado). Assim, a descoberta de condutas indevidas por membros de níveis estratégicos da organização deve ser amplamente evidenciada, a fim de garantir o apoio necessário dentro da própria organização para a tomada das medidas corretivas e/ou disciplinares recomendadas.

Veja a seguir a Nota Prática Estruturando uma investigação interna.

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