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Modelo de Comfort letter

Revisado em: 12/05/2017
NOTA DO EDITORIAL: Veja sobre proteção a administradores na Nota Prática Acordo de acionistas 100%.

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São Paulo, [Data] de dezembro de 20__.

Aos

Administradores da [Companhia] indicados abaixo

Endereço

Ref.:Indenização de Administradores da [Companhia]

Prezados Senhores:

A [Companhia] [qualificação], faz referência à eleição (i) do Sr. [•], [nacionalidade], [estado civil], [profissão], portador da Cédula de Identidade RG n.º [•] SSP/[•] e inscrito no CPF/MF n.º [•], residente e domiciliado na cidade de [•], Estado de [•], na [•], para o cargo de [•] (“[•]”), e (ii) do Sr. [•], [nacionalidade], [estado civil], [profissão], portador da Cédula de Identidade RG n.º [•] SSP/[•] e inscrito no CPF/MF n.º [•], residente e domiciliado na cidade de [•], Estado de [•], na [•], para o cargo de [•] (“[•]” e, em conjunto com o Sr. [•], os “Administradores”, e os Administradores, em conjunto com a [Companhia], as “Partes”), em Assembléia Geral Extraordinária da [Companhia] realizada no dia [Data] (“Data da Posse”) e, neste ato, formaliza a obrigação da [Companhia] de indenizar os Administradores por Perdas, conforme definidas abaixo, de acordo com os termos e condições deste Acordo de Indenização (“Acordo de Indenização”).

1. Obrigação de indenizar

A [Companhia], neste ato, obriga-se de maneira irrevogável e irretratável a indenizar cada um dos Administradores de quaisquer valores por este desembolsados, incluindo o valor principal, atualização monetária e juros e encargos incidentes, relacionados a quaisquer (a) responsabilidades, diretas ou indiretas, perdas, prejuízos e danos de natureza comercial, fiscal, previdenciária ou de qualquer outra natureza, e/ou (b) multas, juros de mora, taxas, penalidades, despesas, custas e taxas judiciárias, honorários advocatícios, despesas com peritos e assistentes judiciais (inclusive para a apresentação de defesa a um Processo) e quaisquer outras verbas de qualquer natureza (“Perdas”), relacionadas, direta ou indiretamente, com atos e fatos decorrentes da atuação de cada um dos Administradores como administrador da [Companhia] que sejam praticados ou ocorram durante o período em que tais Administradores estejam empossados em seus respectivos cargos e desempenhando suas respectivas funções (“Atividade Indenizável”) na medida em que (ii) não haja cobertura por D&O Insurance que tenha sido contratado pela [Companhia] para tais fins (e enquanto não existir tal contratação), e (ii) tais Perdas não sejam decorrentes de dolo ou culpa do Administrador em questão no exercício de suas atividades (“Obrigação de Indenizar”).

2. Procedimento

Na hipótese de qualquer um dos Administradores vir a se tornar parte de qualquer demanda, processo, ação, reclamação, procedimento ou arbitragem (“Processo”) relacionadas, direta ou indiretamente, com a Atividade Indenizável, o Administrador em questão deverá comunicar à [Companhia] por escrito a existência do Processo para que: (i) a [Companhia] possa conduzir um processo de aferição, e (ii) uma vez definida a Obrigação de Indenizar da [Companhia], a [Companhia] possa disponibilizar ao respectivo Administrador assessoria legal apropriada [prestada por um escritório de advocacia de primeira linha escolhido pela [Companhia] em comum acordo com o Administrador em questão] em tempo hábil para a apresentação da defesa, sendo certo que as custas judiciais e os honorários advocatícios incorridos em decorrência da defesa de tal Processo, assim como eventuais depósitos ou garantias que sejam exigidos para pleno exercício do direito de defesa, deverão ser integralmente arcadas e apresentadas pela [Companhia].

2.1. As Partes deverão orientar o(s) advogado(s) que indicarem para o patrocínio de qualquer Processo no sentido de que toda e qualquer defesa a ser apresentada deverá ser realizada objetivando sempre, acima de tudo, preservar a imagem e os negócios da [Companhia] e de seus acionistas diretos ou indiretos.

2.2. Caso qualquer dos Administradores venha a ter bens bloqueados, arrestados, onerados ou penhorados por medidas determinadas em um Processo, a [Companhia] providenciará, observado o procedimento de aferição em questão, a imediata substituição dos referidos bens pessoais por bens da [Companhia] ou por outra garantia, sendo certo que, se necessário for, serão disponibilizados valores em dinheiro pela [Companhia] para depósito no Processo, como forma de assegurar a imediata liberação dos bens pessoais do Administrador.

3. Pagamento

Uma vez definida a Obrigação de Indenizar após o respectivo processo de aferição, quaisquer pagamentos de eventuais Perdas decorrentes de um Processo serão devidos pela [Companhia], (i) após o trânsito em julgado da sentença proferida por uma corte, câmara arbitral ou árbitro ou tribunal administrativo competente em relação a tal Processo, mediante envio de uma cópia da respectiva sentença, ou (ii) após qualquer desembolso que seja efetuado pelo Administrador de forma não voluntária em decorrência de decisão judicial ou administrativa, até o limite do desembolso em questão (mediante envio de uma cópia do comprovante de qualquer desembolso que tenha sido efetuado pelo Administrador de forma não-voluntária em decorrência de decisão judicial ou administrativa); o que ocorrer primeiro, em qualquer caso respeitados os limites de indenização previstos neste Acordo de Indenização.

3.1. O Administrador deverá enviar notificação por escrito à [Companhia] demandando pagamento em questão. A [Companhia], por sua vez, no prazo de até 3 (três) dias úteis contados a partir da data de recebimento de referida notificação, deverá efetuar o pagamento da Perda, em moeda corrente nacional e em fundos imediatamente disponíveis, para o banco, agência e conta corrente indicados pelo Administrador na notificação.

3.2. Se, uma vez definida a Obrigação de Indenizar em processo de aferição, a [Companhia] houver feito um pagamento com base em desembolso efetuado pelo Administrador cuja decisão não tenha transitado em julgado, e ocorrer a reversão de tal desembolso com o retorno dos recursos ao caixa do Administrador, este deverá, no prazo de 3 (três) dias úteis contados a partir do retorno dos recursos ao seu caixa, devolver tais recursos à [Companhia].

3.3. [Na hipótese da [Companhia] não realizar o pagamento no prazo mencionado na Cláusula 3.1 acima ou na hipótese do Administrador não devolver os recursos no prazo mencionado na Cláusula 3.2 acima, a [Companhia] ou o Administrador, conforme o caso, estará obrigado a pagar, além do valor não pago: (i) multa moratória correspondente a 2% (dois por cento) sobre o valor não pago ou devolvido, conforme o caso, e (ii) juros moratórios à taxa de 12% (doze por cento) ao ano, calculados pro rata temporis, ajustado pela variação do [Índice], a partir do dia útil em que deveria ter sido feito o pagamento ou a devolução, conforme o caso, até a data em que tal pagamento ou devolução, conforme o caso, for efetivamente realizado ou realizada, conforme o caso.]

4. Prazo

A Obrigação de Indenizar, conforme prevista neste Acordo de Indenização, deverá permanecer em pleno vigor e efeito pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados do término do mandato de cada um dos Administradores, ou enquanto permanecerem pendentes de decisão judicial definitiva os Processos que estiverem em andamento neste período, prevalecendo o que por último ocorrer.

5. Valor da perda

Independentemente do disposto neste Acordo de Indenização, a determinação do valor de uma Perda deverá levar em consideração o pagamento efetuado ou a recuperação eventualmente recebida como resultado da contratação de apólices de seguros pela [Companhia] ou pelos Administradores, sendo certo que os pagamentos somente serão realizados líquidos do valor de qualquer indenização decorrente de contratação de apólices de seguros.

6. Notificações

Toda comunicação ou notificação necessária nos termos deste Acordo de Indenização, ou que as Partes possam desejar enviar, deverá ser efetuada por escrito e entregue pessoalmente, ou por portador, carta registrada ou notificação extrajudicial, ou qualquer outra forma de correspondência cujo recebimento possa ser comprovado, para os seguintes endereços:

(i)se para a [Companhia]:

[Endereço]

[Cidade] – [UF]

CEP [•]

Telefone: [•]

Fax: [•]

E-mail: [•]

(ii)se para o Sr. [•]:

[Endereço]

[Cidade] – [UF]

CEP [•]

Telefone: [•]

Fax: [•]

E-mail: [•]

(iii)se para o Sr. [•]:

[Endereço]

[Cidade] – [UF]

CEP [•]

Telefone: [•]

Fax: [•]

E-mail: [•]

6.1. Qualquer uma das Partes poderá alterar os dados para envio de notificações constantes da Cláusula 6 acima, desde que notifique às outras Partes, informando tal alteração.

7. Acordo integral

Este Acordo de Indenização substitui e supera para todos os efeitos quaisquer outros documentos, memorandos, propostas ou cartas de intenção de qualquer espécie a respeito da Obrigação de Indenizar aqui prevista, assinados pelas Partes anteriormente a esta data.

8. Renúncias e alterações

Nenhuma renúncia, término ou quitação a respeito deste Acordo de Indenização, ou de qualquer de seus termos e condições vinculará qualquer uma das Partes sem antes confirmada por escrito por tal Parte. Nenhuma renúncia por qualquer uma das Partes a respeito de qualquer termo ou condição deste Acordo de Indenização ou de qualquer inadimplência relacionada a este Acordo de Indenização afetará os direitos dessa Parte em caso de outra inadimplência, similar ou não. Este Acordo de Indenização não poderá ser alterado exceto se por escrito e assinado por todas as partes do presente instrumento.

9. Arbitragem

9.1. Qualquer controvérsia, litígio, questão, dúvida ou divergência de qualquer natureza relacionado, direta ou indiretamente, a este Acordo de Indenização (“Disputa”), envolvendo quaisquer das Partes, inclusive seus sucessores a qualquer título (“Parte Envolvida”), será definitivamente resolvida por meio de arbitragem, a ser conduzida perante e administrada pelo Centro de Arbitragem e Mediação da Câmara de Comércio Brasil-Canadá (“Câmara”), de acordo com seu regulamento de arbitragem (“Regulamento”) e com a Lei 9.307/96.

9.2. A arbitragem será realizada de acordo com as normas procedimentais da Câmara em vigor no momento da instauração da arbitragem.

9.3. O tribunal arbitral deverá ser composto por três árbitros (“Tribunal Arbitral”).

    1. Um árbitro será nomeado pela pela(s) requerente(s) e um pela(s) requerida(s). Havendo mais de um requerente, todos eles indicarão de comum acordo um único árbitro; havendo mais de uma requerida, todos eles indicarão de comum acordo um único árbitro. O terceiro árbitro, que presidirá o Tribunal Arbitral, será escolhido de comum acordo pelos árbitros indicados pelas Partes Envolvidas.

    2. Caso uma parte deixe de indicar um árbitro ou caso os 2 árbitros indicados pelas Partes Envolvidas não cheguem a um consenso quanto à indicação do terceiro nos termos do Regulamento, as nomeações faltantes serão feitas pela Câmara, de acordo com o Regulamento.

    3. Na hipótese de procedimentos arbitrais envolvendo três ou mais partes em que estas não possam ser reunidas em blocos de requerentes ou requeridas, todas as partes, em conjunto, nomearão dois árbitros dentro de 15 dias a partir do recebimento pelas partes da última notificação da Câmara nesse sentido. O terceiro árbitro, que atuará como presidente do tribunal arbitral, será escolhido pelos árbitros nomeados pelas partes dentro de 15 dias a partir da aceitação do encargo pelo último árbitro ou, caso isso não seja possível por qualquer motivo, pelo presidente da Câmara. Caso as partes não nomeiem conjuntamente os dois árbitros, todos os membros do tribunal arbitral serão nomeados pelo presidente da Câmara, que designará um deles para atuar como presidente.

    4. Os procedimentos previstos na presente cláusula também se aplicarão aos casos de substituição de árbitro.

  • 9.4. A sede da arbitragem será a cidade de São Paulo, Estado de São Paulo, Brasil podendo o Tribunal Arbitral, motivadamente, designar a realização de atos específicos em outras localidades.

    9.5. A arbitragem será realizada em língua portuguesa.

    9.6. A arbitragem será de direito, aplicando-se as regras e princípios do ordenamento jurídico da República Federativa do Brasil.

    9.7. A arbitragem será sigilosa.

    9.8. O Tribunal Arbitral alocará entre as partes, conforme os critérios da sucumbência, razoabilidade e proporcionalidade, o pagamento e o reembolso (i) das taxas e demais valores devidos, pagos ou reembolsados à Câmara, (ii) dos honorários e demais valores devidos, pagos ou reembolsados aos árbitros, (iii) dos honorários e demais valores devidos, pagos ou reembolsados aos peritos, tradutores, intérpretes, estenotipistas e outros auxiliares eventualmente designados pelo Tribunal Arbitral, (iv) dos honorários advocatícios de sucumbência fixados pelo Tribunal Arbitral e (v) de eventual indenização por litigância de má-fé. O Tribunal Arbitral não condenará qualquer das Partes Envolvidas a pagar ou reembolsar (i) honorários contratuais ou qualquer outro valor devido, pago ou reembolsado pela parte contrária a seus advogados, assistentes técnicos, tradutores, intérpretes e outros auxiliares e (ii) qualquer outro valor devido, pago ou reembolsado pela parte contrária com relação à arbitragem, a exemplo de despesas com fotocópias, autenticações, consularizações.

    9.9. Antes da constituição do Tribunal Arbitral, qualquer das Partes Envolvidas poderá requerer ao Poder Judiciário medidas cautelares ou antecipações de tutela, sendo certo que o eventual requerimento de medida cautelar ou antecipação de tutela ao Poder Judiciário não afetará a existência, validade e eficácia da convenção de arbitragem, nem representará uma dispensa com relação à necessidade de submissão da Disputa à arbitragem. Após a instalação do Tribunal Arbitral, os requerimentos de medida cautelar ou antecipação de tutela deverão ser dirigidos ao Tribunal Arbitral, que poderá manter, revogar ou modificar tais medidas anteriormente requeridas ao Poder Judiciário.

    9.10. Medidas cautelares e de urgência, quando aplicáveis, e ações de execução poderão ser pleiteadas e propostas, à escolha do interessado, na comarca onde estejam o domicílio ou os bens de qualquer das partes, ou na comarca de São Paulo, Estado de São Paulo. Para quaisquer outras medidas judiciais, fica eleita exclusivamente a comarca de São Paulo, Estado de São Paulo. O requerimento de qualquer medida judicial não será considerado uma renúncia aos direitos previstos nesta cláusula ou à arbitragem como o único método de solução de Disputas entre as Partes.

    10. Execução específica

    As Partes concordam que a execução específica das obrigações contempladas neste Acordo de Indenização poderá ser judicialmente demandada, sem prejuízo do reembolso de perdas e danos incorridos pela Parte demandante como resultado do não cumprimento de tais obrigações.

    Caso estejam de acordo com a Obrigação de Indenizar aqui prevista, pedimos a gentileza de assinarem [•] ([•]) vias deste Acordo de Indenização e nos devolverem uma dessas cópias com a finalidade de formalizar nosso entendimento a esse respeito.

    Atenciosamente,

    [Companhia] S.A.

    ____________________________

    Por:

    Cargo:
    ____________________________

    Por:

    Cargo:

    Ciente e de acordo:

    ____ de ___________ de ____

    _____________________________________

    [•]

    _____________________________________

    [•]

    Testemunhas:

    1. ____________________________

    Nome:

    RG:

    CPF:
    2. ____________________________

    Nome:

    RG:

    CPF:

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